Какие сведения нужны агенту для тендеров и графиков
Для участия в тендерах агенту нужны опыт компании, перечень выполненных объектов, допуски и лицензии, сведения о технике и людях, типовые формы заявок. Для графика техники и материалов — перечень машин с состоянием, календарь ремонтов, договоры с поставщиками и их фактические сроки.
Где эти данные лежат сегодня: в 1С, в таблицах диспетчера, в почте, на бумаге в шкафу? Составьте карту и отметьте, у кого каждая часть.
Чем меньше разных форм и файлов, тем меньше места для ошибки. Если участок и объект в разных таблицах названы по-разному, агент не поймёт, что речь об одном и том же.
Не стремитесь собрать всё сразу: для пилота достаточно данных по одному процессу и одному объекту.
Как навести порядок по шагам
Порядок не требует переделывать всю учётную систему. Достаточно привести в вид то, что нужно для пилота.
На время подготовки назначьте одного координатора. Он собирает вопросы от коллег, решает спорные случаи и следит, чтобы изменения в справочниках вносились в одном месте.
- Выберите один процесс и выпишите данные, которые он использует.
- Для каждого набора данных назначьте человека, отвечающего за актуальность.
- Приведите названия объектов, участков и техники к единому написанию.
- Удалите дубликаты и пометьте устаревшие версии документов.
- Договоритесь, как новые сведения с объекта попадают в общую таблицу.
Что мешает на протяжённых объектах
На протяжённой дороге бригады работают в десятках километров друг от друга, связь нестабильна, фотографии и отчёты приходят вечером или на следующий день. Контроль работ превращается в сбор отрывочных сообщений из чатов.
Агенту трудно помогать, если сведения не стандартизированы. Введите короткую форму суточного отчёта: участок, виды работ, объёмы, техника, проблемы. Заполнять её прораб может с телефона, а агент соберёт сводку по всей трассе.
Фотографии с объекта подписывайте при загрузке: участок, дата, вид работ. Три слова на снимке сэкономят вечер при сборке акта.
Как понять, что данные готовы
Проверка простая: выберите давно закрытую закупку или объект и попросите коллегу, не знакомого с ним, собрать по вашим файлам исходные сведения. Если он нашёл всё за разумное время, агент справится тоже. Если пришлось звонить пяти людям, сначала нужно навести порядок в хранении данных.
Результат проверки запишите и приложите к плану пилота, чтобы все видели, с какого состояния начинали.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Нарисуйте карту, где в вашей компании хранятся данные для тендеров и графика техники.