Какие сведения нужны агенту
Для графика мастеров нужны четыре набора: список специалистов с районами и допусками, расписание смен, перечень заявок со статусами и адреса объектов. Для сметы добавляются каталог материалов и расценки на работы.
Всё это должно лежать там, куда агент может добраться, и называться одинаково во всех местах.
Если компания работает с несколькими складами или поставщиками, добавьте справочник соответствий: как называется одна и та же труба в прайсе поставщика, в смете и на складе. Удобно вести небольшую шапку над таблицей: кто хозяин, когда обновлялась, какие поля обязательны.
Для сметы отдельно соберите перечень типовых работ с расценками: монтаж радиатора, замена стояка, разводка тёплого пола.
Как расчистить таблицы по шагам
Для первого запуска хватит месяца свежих записей. Старые подтягивайте потом, если они понадобятся для прогнозов.
Начинайте с самой используемой таблицы, а не с самой запутанной. Договоритесь, какая версия считается главной, и перенесите в неё всё полезное из остальных.
- Выпишите все файлы и чаты, где живёт расписание.
- Выберите главный источник и закройте остальные для записи.
- Приведите имена мастеров и адреса к одному виду.
- Назначьте человека, который обновляет таблицу каждый день.
Что мешает агенту работать
Самые частые помехи — один и тот же мастер под тремя написаниями, заявки без адреса, статусы вроде в работе, потом посмотрим. Ещё хуже личные заметки, когда договорённость о переносе визита хранится только в голове диспетчера.
Агент не обижается на беспорядок, он просто выдаёт неверные назначения и делает беспорядок заметнее.
Одним махом всё не исправить, и не нужно: достаточно привести в порядок те поля, которые агент использует прямо сейчас.
Нередко мешает и ручное оформление: цветом помечают срочные заявки, а смысл знает только автор таблицы. Агент цвет не прочитает, поэтому смысл нужно перенести в отдельный столбец.
Пример: график мастеров на неделю
Раньше расписание велось в тетради диспетчера и в трёх чатах. Теперь главным становится таблица, а чаты подписаны на её обновления. Каждое утро диспетчер просматривает назначения, подготовленные агентом, переставляет два-три визита и подтверждает. Через неделю видно, какие поля заполняются неаккуратно, и их можно сделать обязательными.
Порядок поддерживают люди, а не агент: если мастер не отмечает выезд закрытым, таблица снова разойдётся с жизнью. Поэтому закрепите правило и проверяйте его раз в неделю.
Попросите диспетчера в конце недели просмотреть таблицу и отметить поля, которые чаще всего пустуют. Именно их стоит сделать обязательными в форме, а не просить людей помнить.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Назначьте хозяина главной таблицы с расписанием и закройте остальные файлы от правок с понедельника.