Какие сведения агент берёт из расчёта оборудования
Для подбора ему понадобятся объём помещения, требуемый воздухообмен, тепловая нагрузка, длины трасс и выбранная схема системы. Если расчёт живёт в таблице инженера с личными формулами, агент увидит только итоговые числа и не поймёт, откуда они взялись.
Просто попросите хранить исходные параметры в отдельных ячейках с подписями, а результат — рядом.
Если у вас несколько типов зданий, заведите короткие справочные таблицы: нормы воздухообмена по назначению помещений, типовые потери в воздуховодах, запас по мощности. Тогда агент опирается на ваши правила, а не на общие представления.
Как навести порядок в прайсах и сервисных договорах
Каталог оборудования стоит держать в 1С, а не в нескольких прайс-листах поставщиков, которые приходят на почту. Для предложений с вариантами агенту нужна связка: модель, артикул, цена закупки, наценка и срок поставки.
Отдельная беда — оборудование, снятое с производства. Прайс с позициями, которые уже не заказываются, приводит к красивым предложениям, которые невозможно выполнить.
Если сервисных договоров много, начните с тех, где обслуживание повторяется чаще всего: вентиляция в магазинах и офисах, где фильтры меняют по графику. По ним проще всего проверить, правильно ли агент напоминает о визите.
По сервисным договорам нужны даты обслуживания, перечень установок на объекте, контакт ответственного у заказчика и история выездов. Без этого напоминание о плановом осмотре превращается в догадку.
- Один актуальный прайс для каждой группы оборудования.
- Единые названия моделей в расчётах и в 1С.
- Карточка объекта с перечнем установленных систем.
- Дата последнего и следующего обслуживания.
Что мешает агенту ориентироваться в сведениях
Главные помехи знакомы всем: файлы с названиями вроде финал_новый, сканы без текста, разные написания одной модели, устные договорённости с заказчиком, которые нигде не записаны. Агент не угадывает, какая версия считается действующей, и либо берёт первую попавшуюся, либо спрашивает вас.
Короткая проверка перед подключением
Выберите один недавний объект и попробуйте собрать по нему все сведения за десять минут: расчёт, предложение, договор, акты. Если что-то пришлось искать по чужим почтовым ящикам, значит, порядок наводится именно здесь.
Заодно проверьте, кто вправе менять сведения. Если править каталог могут все, через месяц в нём накопится столько версий, что агент начнёт путаться.
Приложите к проверке образец хорошего расчёта и образец неудачного: по разнице агент быстрее понимает, чего от него ждут.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Возьмите последний сданный объект и соберите по нему все документы за десять минут: так станет видно, что чинить в первую очередь.