Что собрать по закупке материалов и техники
Возьмите закупку как пример процесса. Агенту понадобятся спецификации по каждому проекту, актуальные прайсы поставщиков, история заказов и таблица остатков по объектам. Без остатков он не отличит нехватку материала от ошибки в заявке.
Добавьте условия поставки: минимальные партии, сроки доставки, график работы складов. Эти сведения обычно лежат в голове у снабженца, и их придётся записать.
Особенно полезны данные о прошлых поставках: когда заказывали, когда привезли, сколько ушло на объект. По ним агент заметит, что материал стабильно приходит позже обещанного, и подскажет снабженцу сделать заявку раньше.
Что почистить до подключения
Проверьте, не хранятся ли одни и те же материалы под разными названиями: газобетонный блок, блок газобетонный, газоблок. Агент увидит три позиции, а не одну. Заведите единый справочник наименований и укажите единицы измерения.
Удалите из рабочих папок старые прайсы или перенесите их в архив с датой. Иначе агент может взять цену двухлетней давности и подготовить заявку с неверным расчётом.
Проверьте единицы измерения: кубометры, штуки и поддоны путаются чаще всего. Если в заявке прораб пишет сорок мешков, а в спецификации указаны килограммы, агент не сможет их сопоставить без правила перевода, которое придётся прописать.
Кто за какие данные отвечает
Закрепите ответственных письменно, чтобы данные не расползались.
Если ответственный не назначен, данные обычно отстают от жизни уже через месяц после запуска, и агент начинает опираться на устаревшие сведения.
- Каталог проектов и комплектации — менеджер по продажам.
- Спецификации и расценки — сметчик.
- Остатки и заявки прорабов — снабженец.
- Договоры и условия поставщиков — юрист или руководитель закупок.
Пример подготовки на одном объекте
Выберите один строящийся дом и соберите всё по нему: спецификацию, заказанные материалы, поставленные и недостающие позиции. Дайте агенту задачу составить список того, чего не хватает до следующего этапа.
Сравните его список с тем, что сделал снабженец вручную. Расхождения покажут, какие данные неполны или неточны. После правок переходите ко второму объекту, а не ко всей компании сразу.
Ответственный за каждый набор данных раз в месяц отвечает на один вопрос: что изменилось с прошлого раза. Такая привычка занимает несколько минут, но не даёт справочнику устареть.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выпишите названия десяти самых частых материалов и посмотрите, сколькими способами они записаны в ваших файлах.