Какие данные нужны агенту по спецификациям и закупке
Для процесса спецификаций и закупки у поставщиков нужны проектные спецификации с номерами редакций, ведомости оборудования и материалов, таблица остатков, прайсы и коммерческие предложения поставщиков, а также история заказов по объектам.
Обычно всё это есть, но лежит у разных людей: в почте проектировщика, на рабочем столе сметчика и в папке снабженца. Первый шаг — договориться, где живёт каждый документ, и перенести копии в общую структуру папок с понятными названиями.
Сразу решите, что вы не будете передавать: личные данные монтажников, внутренние расценки, закрытые условия поставщиков. Исключите их из общей структуры, чтобы агент не получил их случайно.
Как навести порядок по шагам
Порядок работ стоит разбить на небольшие этапы, чтобы за каждый кто-то отвечал.
- Составить список объектов и присвоить каждому единое короткое имя.
- Разложить документы по объектам и по типам: спецификации, ведомости, письма.
- Объединить дубли наименований оборудования в единый справочник.
- Проставить даты и номера редакций там, где их нет.
- Назначить ответственного, который обновляет папки раз в неделю.
Что мешает работе агента
Главное препятствие — исполнительная документация, которая собирается в последний момент и в разных форматах. Сканы без текста, фотографии на телефонах прорабов, акты с рукописными правками агент прочитает плохо или не прочитает вовсе.
Вторая проблема — названия. Один и тот же вентилятор записан по артикулу, по маркировке и по описанию. Без справочника соответствий агент посчитает три позиции за три разные.
Ещё одна помеха — устаревшие прайсы. Если в папке лежат предложения поставщиков за несколько сезонов подряд, агент не знает, какое из них действует, поэтому в названии файла обязательно указывайте дату.
Пример подготовки на одном объекте
Возьмите объект, который строится сейчас, и приведите в порядок его папку. Положите последнюю спецификацию, ведомость, таблицу остатков и письма поставщикам за последние недели. Попросите агента составить список позиций, которых не хватает для следующего этапа.
Снабженец сверит список со своим. Расхождения покажут, где данные неполны, и вы увидите, что именно нужно исправлять в остальных папках. После этого переходите ко второму объекту.
Ответственные за папки могут проверять порядок в пятницу за четверть часа: открыли объект, убедились, что свежая редакция на месте, и закрыли.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Начните с одного объекта и приведите его папку в порядок за неделю, прежде чем браться за остальные.