Как выбрать между закупкой и графиком бригад
Закупка у поставщиков удобна для старта: вход понятен, это заявка от прораба, результат проверяет снабженец, а ошибка видна до оплаты. График монтажных бригад сложнее, потому что зависит от погоды, поставок и готовности объекта, и в нём больше людей с разными ожиданиями.
Если сомневаетесь, начните с закупки. Опишите её одним листом: кто пишет заявку, где она хранится, кто сверяет с остатками, кто выбирает поставщика и кто платит. На этом листе сразу видно, какие шаги можно передать агенту.
Не берите сразу оба процесса: у каждого свой набор исполнителей и своя доля срочных вопросов, и смешанные результаты трудно разобрать. Второй процесс подключайте после того, как первый стабильно держится.
Ход пилота по неделям
Назначьте одного ответственного, обычно это руководитель закупок или главный инженер. Он отвечает за правила агента и за записи наблюдений.
На десяти старых заявках удобно заметить типовые пробелы: нет единицы измерения, не указан объект, прораб назвал позицию по-своему. Эти пробелы агент будет выявлять и задавать уточняющие вопросы.
- Описать процесс закупки и выбрать десять последних заявок для проверки.
- Подключить почту снабжения и таблицу остатков в режиме чтения.
- Попросить агента подготовить запросы поставщикам по этим заявкам.
- Сравнить его черновики с тем, что сделал снабженец.
- Включить рабочий режим с подтверждением каждого письма.
Что записывать и какой критерий успеха выбрать
Критерий формулируйте простыми словами, без чисел наугад: агент считается полезным, если снабженец реже возвращается к заявке за уточнениями и быстрее отправляет запросы. Записывайте, сколько заявок пришло неполными, какие поля агент пропустил и сколько правок внёс человек.
Через месяц сравните записи с началом пробы. Если картина стала устойчиво понятнее и спокойнее по двум-трём пунктам, переходите к следующему процессу.
Условия остановки
Остановите пробу, если агент отправил запрос поставщику без подтверждения, перепутал объекты или использовал устаревший прайс. Разберите причину, поправьте правила и запустите заново на малом объёме.
Отдельно оговорите, что договоры поставки, сроки оплаты и выбор поставщика при спорных ценах остаются на руководителе закупок. Исполнительная документация тоже пока вне процесса, её можно добавить на следующем шаге.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Нарисуйте на одном листе путь заявки на материалы от прораба до оплаты и отметьте шаги для агента.