Как подключить документы так, чтобы агент не запутался
Не загружайте весь архив. Выберите один этап или один тип согласований и соберите по нему рабочий комплект: проектную документацию в актуальной версии, замечания проектировщика, ответы подрядчика, протоколы совещаний. Остальное оставьте в архиве до следующего шага.
Дайте документам понятные названия и сохраняйте дату версии в имени файла. Агент читает содержание, но названия помогают ему выбрать правильный файл и ссылаться на него в сводке.
Договоритесь, кто принимает решение о том, что версия документа актуальна. Чаще всего это ведущий инженер по этапу: он единственный видит и чертёж, и переписку.
Какие сведения доступны и что в них проверить
Для согласований понадобятся листы проекта, перечень изменений, переписка с проектировщиком, сроки ответа и ответственные. Проверьте, что каждое замечание привязано к конкретному листу и что в переписке видно, кто и когда ответил. Если нет, добавьте эти привязки хотя бы в таблицу учёта замечаний.
Не пытайтесь привести в порядок сразу все замечания за годы. Достаточно текущего этапа и открытых вопросов, остальное подтянется постепенно.
- Соберите последнюю версию листов проекта по выбранному этапу.
- Выгрузите замечания проектировщика в одну таблицу с номерами листов.
- Свяжите каждое замечание с ответом и датой ответа.
- Отметьте, какие замечания закрыты, а какие висят.
- Назначьте ответственного, который поддерживает таблицу в актуальном виде.
Права и подтверждения при работе с чертежами
Чертежи и расчёты — интеллектуальная собственность заказчика и проектировщика. Не открывайте агенту больше, чем нужно по условиям договора. Если проект закрыт для внешних лиц, подключайте только те листы, которые вам разрешено использовать.
Согласование изменений остаётся за людьми. Агент готовит сводку расхождений и проект письма, а отправляет его ответственный инженер.
Что проверить после подготовки
Выберите три замечания из закрытых и попросите агента найти по ним лист, ответ и дату. Если он справился, данные в порядке. Если путается, исправьте источник: обычно причина в названиях файлов или разрозненных таблицах. Повторите проверку на других замечаниях и только потом включайте процесс в рабочую неделю.
Запишите, сколько времени ушло на поиск документов до и после наведения порядка. Эта разница и станет первым простым показателем пользы подготовки, ещё до включения агента в работу.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выгрузите замечания проектировщика по одному этапу в таблицу и проверьте, у каждого ли есть ответ.