Какие данные действительно нужны
Для подготовки межевых и технических планов агенту хватает описания объекта, перечня документов заказчика и шаблона итогового документа. Исходные измерения и чертежи ему не обязательны: проверку расчётов выполняет кадастровый инженер.
Для работы с заявками нужны шаблоны писем, список требуемых документов по видам работ и справочник типичных сроков. Всё это можно собрать за пару дней силами одного менеджера.
Персональные данные собственников и реквизиты платежей не нужны агенту для сборки проверочных списков. Исключите их из рабочего контура заранее, а не после первого замечания.
Как навести порядок по шагам
Не пытайтесь привести в порядок весь архив. Достаточно сделать минимальную основу, на которую агент будет опираться.
- Выбрать пять-шесть завершённых объектов разных видов работ.
- Для каждого сложить в одну папку заявку, комплект документов и итоговый план.
- Привести названия файлов к единому правилу: объект, вид работы, дата.
- Выписать правила, по которым инженер проверяет комплект.
Что в кадастровых данных сбивает агента
Мешают сканы без распознавания, письма с вложениями без темы, таблицы с объединёнными ячейками и разные написания адреса. Если участок в одном документе называется по улице, а в другом по кадастровому номеру, агент может принять их за разные объекты.
Договоритесь об одном способе записи адреса и закрепите его в шаблонах заявки.
Если у вас старые договоры хранятся только на бумаге, оцифровывайте только те, что нужны для пилота, а остальное оставьте на потом.
Пример подготовки на межевом плане
Старший инженер берёт завершённый межевой план и просит агента составить по документам заказчика проверочный список для такого же комплекта. Сравнивает его со своим опытом и дополняет тем, чего агент не знает: например, особенностями местных органов регистрации.
После нескольких таких циклов получается проверочный список, который помогает и агенту, и новому сотруднику.
Через месяц вернитесь к этому списку и посмотрите, какие правила инженеры добавили сами: это показатель того, что агент встроился в работу.
Короткая проверка готовности данных
Перед запуском убедитесь, что шаблоны актуальны, названия файлов единообразны, закрыты личные данные собственников и назначен ответственный за порядок. Если хотя бы один пункт не выполнен, потратьте на него день: это самая дешёвая часть подготовки.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Соберите один завершённый объект в отдельную папку по описанному правилу и проверьте, поймёт ли её новый сотрудник.