Утро: как диспетчер ставит агенту первую задачу
Диспетчер открывает почту и видит три новые заявки на межевание и съёмку. Раньше он по очереди переписывал данные в таблицу: адрес участка, кадастровый номер, желаемые сроки, контакт. Теперь он формулирует задачу обычными словами: разбери входящие заявки, внеси их в таблицу и отметь, где не хватает сведений.
Через несколько минут агент возвращает таблицу и черновики вопросов заказчикам. Диспетчер читает каждую строку, правит неточности и только потом разрешает отправку. Этот порядок стоит закрепить с первого дня: сначала прочитал, потом подтвердил.
Попросите диспетчера вслух комментировать, что он проверяет в таблице: так остальные запоминают порядок. Если агент разнёс по неверным колонкам адрес и кадастровый номер, это стоит разобрать сразу на всей группе, а не исправлять молча.
Середина дня: ответ заказчика с выпиской на участок
Днём заказчик присылает выписку. Агент сверяет кадастровый номер с заявкой, замечает, что площадь в документе не совпадает с названной по телефону, и оставляет заметку для инженера. Инженер решает, нужен ли выезд сразу или сначала уточнение.
Научите людей одной привычке: если агент сообщил о расхождении, его не пересказывают заказчику в тот же момент. Сначала проверка по документам, и только потом разговор.
Вечерний разбор на пятнадцать минут
Конец дня — время короткого разбора. Пятнадцати минут хватает, если держать перед глазами одни и те же вопросы.
- Какие задачи агент выполнил без правок.
- Где пришлось переписывать черновик и по какой причине.
- Какие заявки остались без ответа и кто за них отвечает.
- Что стоит добавить в правила агента на завтра.
Что остаётся за инженером и как начать на этой неделе
Состав работ, цену, сроки выезда и подпись на акте определяет сотрудник. Агент подготовит расчёт по вашему прайс-листу, но назвать цену заказчику не должен. Начните с одного диспетчера и одного дня в неделю, затем подключайте геодезистов, которым агент будет присылать маршрут и перечень оборудования.
Через месяц сравните, сколько заявок к вечеру оставалось без ответа раньше и сколько осталось теперь. Опирайтесь на записи диспетчера, а не на общее впечатление.
Для геодезистов на выезде достаточно двух сценариев: попросить агента собрать данные по ближайшему объекту и записать после работ замечания голосом или текстом. Остальное подключайте по мере того, как люди сами начнут спрашивать.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выберите один день на следующей неделе и проведите его с агентом вместе с диспетчером.