Кто в команде за что отвечает
Менеджер по закупкам отвечает за заказы материалов, диспетчер за расписание бригад, замерщик за обмеры, руководитель за решения по деньгам и срокам. У каждого свой агент, и он помогает только по его задачам.
Эту схему стоит нарисовать и повесить на видное место. Когда человек знает границы своей зоны, ему легче доверять помощнику и проверять его результат.
Новому сотруднику достаточно в первый день узнать, к кому идти с вопросом об агенте. Назначьте такого человека в каждой бригаде: это не обязательно начальник, главное, чтобы к нему не боялись подойти.
Как раздать повседневные задачи
Сначала покажите две-три задачи, на которых сразу видна польза. Менеджер просит агента собрать заявку на материалы по смете, диспетчер просит сверить расписание бригад с графиком поставок.
Каждый пробует на своём материале, пока вы рядом. Дальше сотрудники работают самостоятельно, а вы раз в день уточняете, где возникли трудности.
Хорошо работает формат пары: опытный сотрудник и новичок вместе формулируют поручение и вместе читают ответ. За неделю обмен привычками происходит сам собой, без отдельных занятий.
Не перегружайте первый день. Для начала достаточно одной задачи на человека; вторую добавляйте после того, как первая стала привычной и сотрудник сам попросил что-нибудь ещё.
Что остаётся решением человека
Заказ материалов агент готовит, но отправляет только по подтверждению менеджера. Расписание бригад он предлагает, а утверждает диспетчер. Обещания по срокам и скидкам клиенту делает руководитель.
Эти границы проще проговорить вслух в первый день, чтобы никто не ждал от агента того, что он делать не должен.
Если агент ошибся при заказе, разбирайте это как рабочий случай: посмотрите, в каких данных причина, поправьте правило и расскажите команде. Ошибка без разбора превращается в аргумент против всей идеи.
Правила, которые стоит держать перед глазами
Дайте команде памятку на одной странице, которую можно закрепить в общем чате бригады.
Раз в две недели проводите встречу на пятнадцать минут: что получилось, что мешает, какие правила добавить. Пока это ритуал, люди чувствуют, что их мнение учитывается.
- Ставьте задачу агенту обычными словами и называйте срок.
- Читайте ответ целиком до подтверждения.
- Исправляйте ошибки словами, чтобы агент запомнил правило.
- Спорные случаи показывайте ответственному за обучение.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Проведите пятнадцатиминутный показ на объекте и дайте каждому сотруднику одно поручение для проверки.