Кто за что отвечает в бригаде
Менеджер по закупкам отвечает за заказ материалов и просматривает всё, что подготовил агент. Диспетчер отвечает за график мастеров и поправляет его, если агент неверно понял задачу. Прораб отвечает за факт на объекте.
Сам агент не отвечает ни за что, он помощник. Когда сотрудник понимает это с первого дня, страх что-то сломать уходит.
Пусть каждая роль получит свой короткий абзац в инструкции, чтобы человек видел только то, что относится к нему. Прорабу не нужны подробности про заказ у поставщиков, а закупщику — про график соседнего района.
Новичкам достаточно две недели понаблюдать за коллегой, прежде чем самостоятельно давать поручения агенту. Ничего страшного, если первые тексты придётся переписывать.
Как раздать повседневные задачи
Покажите три типовых поручения и дайте каждому попробовать на своём материале. Формулируйте их как для нового стажёра: что сделать, из каких данных, к какому сроку и кому показать результат.
Показывайте на живом примере: диспетчер открывает график, пишет агенту поручение и вместе с группой читает ответ. Семь минут такого показа убеждают сильнее любой презентации.
- Составить перечень материалов на ближайший этап по смете.
- Сверить график мастеров с поставками на неделю.
- Подготовить сообщение клиенту о переносе работ.
Что решает только человек
Скидки, уступки и перенос сроков по просьбе клиента, выбор поставщика при спорной цене, допуск нового мастера на объект — всё это остаётся решением людей. Агент может подготовить варианты, но выбор делает сотрудник.
Если поручение требует денег или обещаний клиенту, агент оставляет его в черновике и сообщает ответственному.
Особенно внимательны будьте с обещаниями клиентам. Фраза вроде мы закончим в среду воспринимается как договорённость, поэтому такие сообщения проверяет человек, а не пересылает агент автоматически.
Правила, которые полезно повторять первые недели
Читайте результат до отправки, даже если он выглядит убедительно. Исправляйте агента словами, а не молча: так он учится вашим правилам. Если ответ странный, покажите его ответственному за обучение.
Раз в неделю уделите пятнадцать минут разбору одного неудачного случая без поиска виноватых. Такой разбор быстрее всего учит людей обращаться с помощником.
Не требуйте от людей особых формулировок. Агент понимает обычную речь, и если ответ получился не тот, достаточно уточнить, что именно нужно поправить.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Распечатайте лист с тремя типовыми поручениями и разберите их с командой на ближайшей планёрке.