Кого учить и чему
Главному инженеру проекта нужно уметь ставить агенту поручения по сводке разделов. Конструктору и архитектору хватит двух умений: отправлять агенту отметку о выпуске версии и читать его напоминания.
Начните с руководителей групп. Когда им становится понятно, что агент ничего не оценивает, а только собирает сведения, остальные видят это и успокаиваются.
Проведите один разговор с каждым руководителем группы отдельно. Выслушайте опасения и запишите их, а в ответах не обещайте того, чего не сможете сделать.
Не забудьте и про смежников из других отделов: сметчиков и специалистов по инженерным сетям. Им тоже нужно понимать, откуда берутся напоминания агента.
План обучения на первые недели
Занятие должно быть коротким и на живом материале. Не рассказывайте о технологии, покажите, как выглядит день проекта с агентом.
Подготовьте памятку на одной странице и дайте её каждому участнику. Пусть там будет три правила: что делает агент, что делает человек и куда обращаться при странном ответе.
- Показать, как агент собирает сводку по разделам.
- Дать каждому одно поручение на своём разделе.
- Собрать вопросы и ответить на них сразу.
- Через две недели провести разбор того, что получилось.
Типовое поручение: потеря версий
Допустим, конструктор выпустил новую версию листов. Он пишет агенту одну строку: выпустил версию лист узла, вот ссылка. Агент обновляет сводку, предупреждает смежников о том, что их данные устарели, и ставит напоминание.
Автор версии остаётся автором: агент ничего не меняет в чертежах, а только следит за порядком. Эту разницу полезно проговорить вслух.
Через минуту после сообщения конструктора сводка уже обновлена, и смежники видят изменение без звонков. Этот эффект убеждает сильнее объяснений.
Что мешает людям привыкнуть и о чём они спрашивают
Мешает ощущение, что агент проверяет скорость. Заранее скажите, что сведения о времени не используются для оценки людей, и держите слово. Если об этом забыть, доверие уйдёт.
Сотрудники спрашивают, увидит ли агент их ошибки. Ответ честный: он видит расхождения в сводке, но решения принимает человек. Спрашивают и о том, не уволят ли их: объясните, что цель агента — освободить время для проектирования.
Хорошая привычка — раз в месяц спрашивать группу, какие напоминания агента полезны, а какие раздражают. Лишнее убирайте сразу, чтобы люди видели отклик.
Не шутите на тему сокращений: такие шутки запоминаются надолго и подрывают доверие.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Проведите короткий показ для одной группы и спросите, что в сводке разделов ей кажется лишним.