Где сведения о клиентах могут утечь
Ремонтная компания хранит больше личного, чем кажется. Адрес и этаж, график, когда в квартире никого нет, фотографии интерьеров, переписка о доступе и ключах. Для злоумышленника это готовая картинка.
Утечки чаще всего случаются обыденно: мастер пересылает чертёж в личном мессенджере, менеджер выгружает смету на домашний компьютер, бывший сотрудник сохраняет доступ к общей папке.
Ещё один канал — выгрузки и копии. Таблицу для бухгалтера оставляют в папке загрузок, и через год она лежит там вместе с адресами. Проверьте, где у вас хранятся такие файлы и кто их видит.
Кто к чему имеет доступ при расчёте сметы и закупке
Агент сметчика видит замеры и прайс, но не видит оплаты и телефоны клиентов. Агент закупщика видит перечни материалов и контакты поставщиков, но не видит договоры с заказчиками.
Права записываются при подключении и пересматриваются, когда меняется состав команды. Если человек ушёл, закрывается и его собственный доступ, и доступ его агента.
Отдельно решите про агента диспетчера: ему нужны адреса и время визитов, но не стоимость договоров. Чем уже роль, тем меньше ущерб, если доступ окажется у чужого человека.
Правила, которые стоит записать
Пусть правила будут короткими и понятными любому мастеру. Повесьте их рядом с рабочим столом и повторите на первой планёрке после запуска.
Важно, чтобы правила ложились на привычки, а не спорили с ними. Если мастера привыкли отправлять фото в общий чат, дайте им удобный путь внутри ваших систем, иначе запрет будут нарушать.
- Планы и фотографии клиентов не пересылаются через личные мессенджеры.
- Агент не отправляет письма клиентам без подтверждения менеджера.
- Платёжные данные агенту не передаются совсем.
- Любой сбой или лишний доступ сообщается руководителю в тот же день.
Вопросы, которые задают чаще всего
Можно ли сметчику загрузить в агента скан паспорта клиента для договора? Нет, такие документы остаются в вашей системе и открываются человеку, которому они нужны по роли.
Что делать, если агент показал лишнее? Закройте доступ, посмотрите журнал, предупредите владельца данных и поправьте правила, чтобы такой случай не повторился.
Нужно ли сообщать клиентам, что в работе участвует агент? Это решение компании, но полезно упомянуть в договоре, что данные обрабатываются на вашем сервере и не передаются сторонним лицам.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте перечень сведений о клиентах, которые никогда не должны покидать ваш сервер.