Как подключить агента, чтобы он видел только своё
Начните с границ, а не с возможностей. Агенту прораба нужны графики и заявки по его объектам, агенту сметчика — расценки и ведомости объёмов. Права выдаются по ролям: чего не открыли, того агент не прочтёт и не пересдаст дальше.
Подключайте по одной системе. Сначала почту отдела снабжения, затем 1С, потом таблицы с графиками. После каждого шага откройте журнал действий и проверьте, что агент читает только назначенные ящики и папки.
Отдельно решите, куда агент вообще может писать. Читать почту снабжения — одно, а отправлять письма от имени компании — другое. Исходящие сообщения пусть остаются в черновиках, а отправку делает сотрудник, который отвечает за переписку с заказчиком.
Что не передавать агенту ни при каких условиях
У строительной компании есть сведения, которым не место за пределами вашего сервера. Составьте короткий перечень и вставьте его в правила каждого агента, чтобы сотрудник не решал это на ходу.
- Внутренняя себестоимость работ и закупочные условия.
- Паспортные данные рабочих и сведения о допусках.
- Пароли и ключи доступа к порталам заказчиков.
- Банковские реквизиты и платёжные поручения до проверки.
- Переписка с юристами по спорным актам.
Договоры с субподрядчиками: где агент помогает, а где решаете вы
Типовая картина: субподрядчик присылает проект договора, и его надо сверить с вашим шаблоном. Агент сопоставит реквизиты, сроки и порядок оплаты и вернёт таблицу расхождений.
Дальше работает человек. Согласовать изменение цены, принять новую редакцию, подписать или отправить встречное письмо может только ответственный сотрудник. Агент не пересылает договор наружу, пока вы не нажали подтверждение.
Для переписки с субподрядчиками введите ещё одно правило: вложения из чужих писем агент не пересылает дальше без вашего согласия. Так чужие реквизиты не уедут в чужой договор по недосмотру.
Если лишний файл всё же попал к агенту
Ошибиться может любой: приложили не ту смету или выгрузку со ставками. Заранее решите, кто разбирает такие случаи, и держите под рукой порядок: убрать файл из доступа агента, посмотреть в журнале, куда он мог попасть, предупредить владельца данных.
Раз в месяц просматривайте права: уволился прораб, закрылся объект — доступ закрывается в тот же день. Так чужие люди не сохраняют ключи от того, что им уже не нужно.
Полезно раз в квартал проводить короткую учебную тревогу: условный лишний файл, условная просьба прислать смету. Смотрите, как быстро команда замечает ошибку и кому о ней сообщает, а затем поправляйте порядок действий.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выпишите три вида документов, которые агент не должен видеть, и закрепите этот перечень в его правилах.