Как подключить договоры с субподрядчиками к агенту
Начните с договоров по нескольким недавним объектам. Для каждого соберите сам договор, приложения, дополнительные соглашения, акты и переписку по спорным моментам.
Положите всё в отдельную папку с понятной структурой: объект, субподрядчик, год. Агент ориентируется на структуру, и путаница в названиях быстро превращается в путаницу в ответах.
Если договоры существуют в виде сканов, потребуется распознавание текста. После него обязательно прочитайте несколько страниц глазами: цифры и реквизиты нередко распознаются с ошибками.
Какие сведения агент сможет брать из договоров
Из договора доступны стороны, предмет, сроки, порядок оплаты, ответственность, условия по устранению недостатков и приложения. Из дополнительных соглашений — изменения, которые вступили в силу позже.
Важно, чтобы связь между основным договором и соглашениями была видна из названий файлов. Иначе агент прочтёт договор без последующих изменений и расскажет устаревшие условия.
Пометьте в названии файла статус: действует, расторгнут, на согласовании. Статус агенту так же важен, как и текст.
Права и подтверждения при работе с договорами
Агент юриста читает договоры и готовит сводки, но не отправляет и не подписывает. Агент прораба видит выписки по срокам и объёмам, но не видит цен и условий оплаты.
Перед тем как открыть доступ, пометьте документы с коммерческой тайной и персональными данными. Такие файлы отдавайте агенту только по конкретному поручению.
Для соглашений о конфиденциальности действует отдельное правило: такие документы в папку агента не попадают вовсе.
Что проверить после подготовки
Проверка занимает один вечер и сразу показывает, чего не хватает в папке.
Задайте агенту контрольные вопросы по знакомому договору и сверьте с оригиналом.
- Какие сроки выполнения работ установлены и менялись ли они.
- Какие условия оплаты действуют с учётом дополнительных соглашений.
- Кто отвечает за качество работ и на какой срок.
- Какие документы нужны для закрытия этапа.
Частые вопросы о подготовке
Нужно ли переводить все бумажные договоры сразу? Нет, достаточно тех, по которым идут действующие работы. Остальные добавляйте по мере необходимости.
Кто следит за актуальностью папки? Назначьте ответственного, как правило, юриста, и договоритесь, что новое соглашение попадает в папку в день подписания.
Что делать с договорами, которые ещё не подписаны? Положите их отдельно с пометкой черновик, чтобы агент не принял их условия за действующие.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Отберите три действующих договора с субподрядчиками и проверьте, лежат ли рядом все их дополнительные соглашения.