Какой процесс подходит для первого запуска
Тендеры и коммерческие предложения дают высокую повторяемость: тексты, таблицы и приложения собираются из одних и тех же кусков. Сметы и КС-2 устроены строже, зато проверка понятна и поддаётся таблице.
Выберите тот процесс, где у вас больше ручного переноса данных и где есть ответственный специалист: ведущий сметчик или руководитель тендерного отдела.
Для тендеров характерны жёсткие сроки, поэтому агенту разумно поручить сбор приложений и проверку полноты комплекта. Сметы и КС-2 хороши тем, что расхождение с проектом видно по таблице.
В сметном направлении агент сопоставляет ведомость объёмов со сметой, а для КС-2 готовит черновик по отметкам прораба; подписывает документы человек.
Шаги первых недель
Первый месяц посвятите одному типу документов, чтобы правила успели устояться.
Перед запуском опишите процесс на одной странице, назначьте ответственного и определите признак успеха.
- Опишите, как документ проходит от запроса до отправки.
- Соберите шаблоны и образцы удачных документов в одну папку.
- Пусть агент подготовит черновики по двум-трём прошлым запросам и сравните с итоговыми.
- Запишите правки, превратите их в правила и повторите.
Как это выглядит на коммерческом предложении
Приходит запрос на строительство склада. Агент выделяет требования, сверяет с вашими типовыми решениями, подбирает из прошлых предложений близкие разделы и собирает черновик с перечнем работ и сроками. Цены и условия оплаты подставляет специалист.
Руководитель отдела проверяет черновик, согласует его с производственным блоком и отправляет. Агент вносит предложение в карточку сделки и ставит напоминание о звонке.
Если запрос приходит без приложений, агент составляет письмо с перечнем недостающего, а менеджер отправляет. Это сокращает переписку.
Что учесть с перепиской по объекту
Переписка с заказчиком содержит договорённости, которые влияют на сметы и сроки. Поручать агенту её ведение на старте не стоит: допускайте его только к чтению и подготовке выжимок для прораба.
Если позже решите расширить доступ, фиксируйте каждое решение заказчика в карточке объекта, чтобы сметы и график не разъехались.
Пока агент не вовлечён в переписку, можно настроить ему выжимку: по каждому объекту раз в неделю краткий список договорённостей и открытых вопросов для руководителя проекта. В любой момент руководитель может попросить показать источник: письмо или документ, откуда взята договорённость.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выберите один недавний тендер, пересоберите его черновик с агентом и посмотрите, какие разделы совпали с итоговыми.