Задача слишком широка: договоры целиком
Формулировка подготовить договор с субподрядчиком звучит просто, но внутри десятки решений: предмет, сроки, порядок оплаты, ответственность сторон, приложения. Агент пытается охватить всё и ошибается там, где стороны привыкли договариваться особо.
Разбейте задачу на части и начните с одной: заполнение реквизитов и приложений по шаблону либо сверка условий с типовыми.
Признак слишком широкой задачи — результат невозможно оценить одним взглядом: юрист вынужден перечитывать весь договор вместо проверки отдельных мест.
Пример узкой задачи: сопоставить сроки выполнения работ в договоре с графиком объекта и составить список расхождений. Её результат проверяется за несколько минут.
Нет ответственного за пилот
Если запуском занимаются все понемногу, правила для агента остаются в чьих-то заметках, а замечания теряются. Через месяц непонятно, кто принимает решения о том, что менять.
Назначьте одного человека, например руководителя юридического отдела. Он ведёт список правил, принимает замечания от коллег и раз в неделю обновляет инструкции.
Ответственный не обязан делать всё сам, но он решает, какие замечания принимаются, и отвечает за итог пилота. Хорошо, если он присутствует на еженедельной встрече и после неё рассылает короткую запись решений.
Нет проверки результата
Отсутствие проверки опасно тем, что ошибки накапливаются тихо и обнаруживаются тогда, когда договор уже подписан.
Бывает, что агент подготовил проект, юрист бегло просмотрел и отправил, а ошибка в сроках обнаружилась на согласовании. Тогда пилот получает репутацию ненадёжного, хотя виновата была спешка.
Заведите обязательный шаг: перед отправкой наружу проект читает ответственный и ставит отметку в карточке.
- Сроки и суммы сверяются с карточкой объекта.
- Реквизиты субподрядчика проверяются по присланным документам.
- Отличия от типового договора просматриваются целиком.
Как проверить себя и что делать вместо этого
Задайте три вопроса: можно ли описать задачу одним предложением, назван ли ответственный, есть ли шаг проверки. Если хотя бы на один ответ нет, остановите пилот на несколько дней и устраните пробел.
После этого повторите запуск на одном шаблоне договора и посмотрите, как изменилось количество правок. Работайте так, пока результат не станет предсказуемым.
Если ошибок много, не перекладывайте вину на агента или на людей, а найдите шаг процесса, на котором теряется смысл: чаще всего это неоднозначный шаблон или противоречивые приложения.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Опишите задачу по договорам с субподрядчиками одним предложением и проверьте, укладывается ли она в него.