Что проверить перед стартом: источники сведений
Выпишите все места, где хранится информация об объектах: таблицы прорабов, чаты бригад, папки с фото, бумажные акты, учёт в 1С. У каждого источника должен быть хозяин и понятная дата обновления.
Если сведения об одном объекте разбросаны в пяти местах, выберите главное и перенесите в него остальное.
Для сезонной загрузки бригад дополнительно нужны отпуска, больничные и обязательства по ранее взятым объектам. Без них график получается красивым, но невыполнимым. Заведите общий документ с перечнем, что где лежит; он пригодится новым сотрудникам не меньше, чем агенту.
Какие данные понадобятся для расчёта кровли
Если в таблицах прорабов размеры записаны в разных единицах, приведите их к одним. Это скучная, но решающая работа.
Для расчёта нужны размеры скатов, уклон, тип покрытия, количество примыканий и ендов, нормы запаса на подрезку и актуальные цены. Для загрузки бригад — состав каждой бригады, её специализация, длительность типовых работ и сезонные ограничения.
- Размеры и уклон скатов по каждому объекту.
- Прайс на покрытия и комплектующие с датой.
- Состав бригад и их специализация.
- Типовая длительность каждого вида работ.
Где спотыкаются: приёмка работ
Проще всего потерять сведения при сдаче объекта. Прораб принимает работу, подписывает акт на бумаге, замечания остаются в устной форме. Через месяц уже не определить, какие дефекты были устранены. Для агента это пустое место: он не сможет учитывать опыт прошлых объектов и напоминать о повторяющихся замечаниях.
Простое решение — единый шаблон акта с фотографиями и перечнем замечаний, который прораб заполняет на месте.
Фото приёмки нужно хранить с привязкой к объекту и дате, а не в общей галерее телефона. Иначе через сезон найти нужный снимок невозможно. Пока замечания остаются на словах, агент не сможет предупреждать бригаду о повторяющихся недочётах, например о неплотных примыканиях.
Пример проверки на одном объекте
Возьмите дом, сданный в прошлом месяце, и попробуйте за четверть часа собрать: размеры кровли, использованные материалы, состав бригады, дату сдачи и замечания. Если что-то пришлось вспоминать по телефону, значит, этого агент знать не будет. Отметьте такие пробелы и закройте их шаблоном для следующих объектов.
Попробуйте и второй шаг: найдите замечания приёмки по трём прошлым объектам. Если они нашлись без звонков прорабам, порядок достаточный.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Соберите по последнему сданному объекту все сведения за пятнадцать минут и отметьте, чего не хватило.