Как подготовить документы и таблицы студии ландшафтного дизайна к работе с ИИ

Что собрать, чтобы агент понимал вашу студию

У студии обычно три слоя данных. Первый — справочники: каталог растений с размерами и сезонами посадки, прайсы питомников и поставщиков материалов, расценки на работы. Второй — образцы: прошлые сметы и графики, которые клиенты уже приняли. Третий — переписка и брифы, где живут пожелания заказчиков.

Начните с первых двух слоёв. Они дают агенту опору, и по ним проще проверять результат. Переписку подключайте позже, когда справочники в порядке.

Не пытайтесь выгрузить всё подряд. Агенту хватит свежих прайсов за последний сезон и десятка удачных проектов, остальное только добавит шума и противоречий.

Что почистить, прежде чем показывать агенту

Агент берёт данные такими, какие они есть. Если в двух прайсах одно и то же растение названо по-разному, он не знает, какая цена верна. Поэтому перед подключением потратьте время на уборку.

• Приведите названия растений к одному написанию и добавьте столбец с латинским именем.
• Удалите устаревшие прайсы или отметьте дату актуальности на каждом.
• Объедините дубли контрагентов в справочнике питомников и подрядчиков.
• Пометьте в образцах смет, какие были успешными, а какие клиент пересматривал.
• Уберите из рабочих папок черновики, которые вы сами считаете неудачными.

Кто отвечает за порядок в файлах

У каждого справочника должен быть хозяин. Каталог растений ведёт главный дизайнер или специалист по посадкам, прайсы — менеджер по закупкам, расценки на работы — руководитель студии. Хозяин решает, что считать актуальным, и вносит правки в одном месте.

Без этого порядок держится ровно до ближайшего сезона. Весной прайсы приходят потоком, и без ответственного в папке окажется пять версий одной таблицы.

Договоритесь и о ритме обновления. Прайсы питомников меняются к весне и к осени, поэтому в календаре ответственного стоят две даты, когда он проверяет, что в папке лежат актуальные версии, а старые убраны в архив.

Как это выглядит на смете и графике посадок

Допустим, дизайнер утвердил состав посадок для участка. Агент берёт список, сверяет названия с каталогом, подставляет цены питомника и работы по расценкам, а затем раскладывает посадки по неделям с учётом сроков поставки. Если растения нет в справочнике, он не придумывает цену, а возвращает вопрос с названием позиции.

Дизайнер смотрит итог: нет ли позиции с нулевой ценой, не ушла ли посадка деревьев на зиму, совпадает ли сумма с ожиданием клиента. Если расхождение системное, правится справочник, а не конкретная смета.

Так же поступают с расценками на работы: если в смете появилась позиция, которой нет в справочнике, её сначала вносят в справочник, а затем используют повторно. Тогда каждая следующая смета строится на уже проверенных данных.