Рутина, которую стоит пересчитать по отделам
Сядьте с каждым отделом и спросите, что они переписывают из документа в документ. У юристов это реквизиты и условия в договорах с субподрядчиками, у тендерного отдела — приложения и справки, у производственников — ежедневные сводки по объектам.
Составьте общий список. Он покажет, что в разных отделах повторяются одни и те же операции, и их можно отдать одному агенту.
Нередко выясняется, что в разных отделах один и тот же документ существует в нескольких вариантах, и каждый отдел правит свой. Это тоже находка: общий шаблон нужен до любой автоматизации.
Секретарям и помощникам руководителя агент облегчает работу с календарём, поручениями и протоколами совещаний по объектам.
Задачи, которые можно поручить
Не пытайтесь поручить всё из списка сразу: достаточно одного пункта на отдел, чтобы увидеть, как команда принимает помощь.
Из общего списка выделите те, у которых есть чёткие входы и выходы.
- Подготовка проекта договора с субподрядчиком из шаблона и реквизитов.
- Сверка условий договора с типовыми и подсветка отличий.
- Сбор приложений для тендерной заявки из архива документов.
- Черновик коммерческого предложения по запросу заказчика.
- Ежедневная сводка по объектам для руководителя.
Как выбрать первую задачу
Оцените каждую по трём признакам: как часто повторяется, насколько быстро проверяется, что случится при ошибке. Подходящий кандидат встречается постоянно, проверяется глазами и не наносит вреда, если ошибка вскроется до отправки.
Для многих строительных компаний таким кандидатом становится сверка договоров с субподрядчиками: юрист получает отчёт об отличиях и читает только проблемные места.
Если сомневаетесь между двумя кандидатами, спросите у исполнителей, какую задачу они хотели бы передать первой. Заинтересованность людей — серьёзный довод. Заранее подготовьте и критерий остановки: например, юрист вынужден переписывать больше половины текста — тогда задача выбрана неудачно.
Что остаётся людям
Выбор субподрядчика, согласование цены и подпись договора остаются за ответственными лицами. Агент не ведёт переговоры и не обещает условия.
Раз в неделю просматривайте, какие документы агент подготовил и что в них пришлось править. Эти заметки пригодятся для обновления правил и шаблонов.
Руководителю полезна и еженедельная сводка по документам: сколько договоров подготовлено, какие ждут проверки, где просрочены ответы субподрядчиков. Рассылку напоминаний субподрядчикам не поручайте агенту без вашего ведома: тон переписки отражает отношения, а их строят люди.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Попросите юриста показать два последних договора с субподрядчиками и отметить абзацы, которые он правил одинаково.