Что проверить перед стартом пилота
Ответьте на каждый вопрос письменно. Если на два и более вы не смогли ответить, запуск разумнее отложить.
Запишите ответы и вернитесь к ним через месяц: часть пунктов, которые казались проходными, окажется проблемой, а на другие вы будете тратить меньше времени, чем ожидали.
- Выбран один процесс: приём заявок на межевание и съёмку или график выездов.
- Назначен человек, который отвечает за пилот и проверяет ответы агента.
- Известно, где лежат образцы заявок и договоров.
- Понятно, какие данные заказчика агент не получает.
- Определено, как пилот будет оцениваться.
Какие данные понадобятся
Для приёма заявок нужны образцы обращений, шаблоны ответов, список документов по каждому виду работ и справочник сроков. Для графика выездов — таблица инженеров с зонами работ, календарь, адреса прошлых объектов и сведения о доступности участков.
Если часть информации живёт только в голове старшего инженера, запишите её до запуска, иначе агент будет сообщать неверное.
Не забудьте про справочник, как называются у вас виды работ в документах и в разговоре: межевание, раздел, перераспределение. Агенту проще, когда термины едины.
Где пилоты чаще спотыкаются
Первое — работа с реестром и заказчиками смешивается в один поток: агент видит выписки и личные данные собственников там, где ему хватило бы номера участка. Второе — результаты не проверяются, потому что кажутся логичными. Третье — ожидания завышены: ждут, что агент сам подготовит и подаст документы.
Для начала достаточно, чтобы он правильно разобрал заявку и предложил следующий шаг.
Если пилот шёл неделю, а ответственный не открывал журнал, считайте это сигналом: либо задача не нужна, либо у человека нет времени, и результат всё равно никто не проверит.
Пример проверки на приёме заявок
Возьмите десять прошлых заявок и дайте их агенту без подсказок. Сравните его перечень недостающих сведений с тем, что запросил менеджер. Совпадения показывают, что агент готов к реальной работе, а расхождения подсказывают, какие правила нужно дописать.
После этого запускайте его на новых обращениях под наблюдением ответственного.
Фиксируйте найденные пробелы в документе пилота. Он станет основой для второй попытки, если первая окажется неудачной, и не даст команде повторять одни и те же ошибки.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Пройдите чек-лист на встрече команды и записывайте, на какие вопросы вы пока не смогли ответить.