Шаг первый: выбрать участок, который не задержит стройку
Дорожная компания живёт по сезону и по графику техники. Любая остановка на объекте стоит дорого, поэтому пилот не должен касаться бригад на трассе. Тендерный отдел подходит прежде других: там много чтения документации, сверки требований и подготовки пакетов, а срок сдачи заявки задан извне.
Назначьте одного ответственного, обычно руководителя тендерного отдела, и одного заместителя для проверки. Остальным объясните, что на месяц в отделе появится помощник, который готовит черновики, а решение остаётся за людьми.
Заранее обговорите, что пилот не затрагивает объекты на трассе: ни смены, ни технику, ни закупки материалов. Это успокаивает прорабов и главного инженера и убирает лишние споры.
Шаг второй: описать, как отдел работает сейчас
Прежде чем подключать агента, на одном листе запишите путь тендера: где вы находите закупку, кто читает условия, как проверяются требования к допускам и опыту, кто готовит смету, кто подписывает заявку. Именно эти стадии агент будет повторять, поэтому пробелы видны сразу.
Если шаблон плана тендера у вас уже есть, приложите его: агент будет заполнять привычную форму, а не придумывать свою. Новичкам это упрощает проверку.
Шаги третий и четвёртый: подключить, проверить, сделать выводы
Сначала подключите почту отдела и папку с типовыми документами. Затем дайте агенту две-три прошлые закупки и посмотрите, как он выделяет требования, сроки и риски.
Для пилота хватит одного набора документов: типовая заявка, перечень допусков, справка об опыте и две-три закупки прошлого сезона как образец.
- Агент читает извещение и документацию и выписывает требования к участнику и сроки подачи.
- Сверяет требования с реестром допусков и опыта компании и отмечает расхождения.
- Готовит черновик плана подготовки: кто что собирает и к какому числу.
- Руководитель отдела правит план и утверждает, а подачу заявки подтверждает сам.
- В конце месяца отдел сравнивает записи с прежним порядком и решает, продолжать ли.
Что делать, когда погода и поставки смещают сроки
Сдвиг сроков из-за дождей и задержек материалов не повод откладывать пилот. Наоборот, он показывает, где агент полезен: если в заявке заявлены сроки работ, он быстро пересчитывает график под новую дату старта и подсвечивает конфликты по технике.
Но решение о сдвиге договорных сроков принимает руководитель проекта вместе с заказчиком. Агент лишь собирает данные и подсказывает, на что повлияет изменение.
Чтобы не путаться, держите две колонки: что сдвинулось по причинам погоды и что по причине поставок. Через месяц станет видно, какие предупреждения агента были полезны.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Найдите последнюю закупку, которую готовил ваш отдел, и распишите по шагам, кто и что делал.