Какой процесс выбрать для измерения
Нужен процесс с повторяющимся результатом и понятным началом и концом. Подготовка заявки на тендер подходит: есть извещение, есть срок, есть итоговый пакет документов. График техники и материалов тоже: есть план на неделю, есть факт и расхождения.
Не берите процесс, который случается раз в год, и не выбирайте тот, что зависит от погоды сильнее, чем от людей. Сравнивать будет нечего.
Перед стартом договоритесь, кто и как будет вести записи. Если их ведёт тот, кто заинтересован в успехе пилота, результат искажается, поэтому разумнее поручить это проверяющему или помощнику руководителя.
Как проходит месячный пилот
Месяц делится на две половины. В первой вы просто фиксируете, как идёт процесс сегодня, а во второй подключаете агента и ведёте те же записи. Так у вас появляются два сопоставимых периода.
Дайте пилоту выдержать хотя бы четыре недели: за меньший срок разброс слишком велик, и случайная удача легко принимается за закономерность.
- Определите три показателя наблюдения до начала пилота и не меняйте их по ходу.
- Первые недели записывайте результаты без агента: время подготовки, число правок, найденные пропуски.
- Подключите агента на тех же задачах и сохраните тот же формат записей.
- Раз в неделю сверяйте записи вдвоём: ответственный за процесс и тот, кто проверяет.
- В конце месяца оформите короткий вывод на одну страницу.
Что записывать по ходу
Для тендеров достаточно четырёх колонок: дата получения извещения, дата готовности пакета, число замечаний при внутренней проверке и пропущенные требования. Для графика техники — число пересчётов за неделю, число простоев по причине несостыковки поставок и время, которое диспетчер тратил на пересчёт.
Отдельно отмечайте время проверки человеком. Если его не вести, результат окажется приукрашенным: бумага стала готовой быстрее, но то, что проверяющий перечитывает всё заново, остаётся скрытым.
Выводом может стать не только цифра, но и наблюдение: например, пропуски в требованиях к допускам исчезли, а время проверки осталось прежним. Такой вывод говорит больше, чем одно число.
Когда пилот нужно остановить
Остановитесь, если число замечаний выросло, если проверка отнимает столько же времени, сколько отнимала сама подготовка, или если сотрудники перестали вести записи. Это не неудача, а информация: процесс либо не готов, либо правила агента нужно переписать.
Погода и сезон могут исказить картину, поэтому в записях помечайте необычные недели: ливни, внеплановые остановки. Сравнивать стоит похожие периоды, иначе вывод окажется случайным.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите показатели наблюдения и запишите их на листе до того, как подключите агента.