Как подключить источники по очереди
Не открывайте агенту всё сразу, даже если очень хочется увидеть быстрый результат. Начните с одного рабочего источника, посмотрите, как он им пользуется, и только потом добавляйте следующий.
- Почта проекта, где идёт переписка с заказчиком по решениям.
- Общая таблица стадий и сроков по каждому проекту.
- Папка с утверждёнными презентациями и описанием решений.
- Рабочий чат бюро в Telegram, если там фиксируются договорённости.
Какие данные у бюро есть на самом деле
Для ведения проектов по стадиям нужны таблица этапов, ответственные и даты сдачи. Для согласования решений с клиентом — письма, протоколы встреч и список принятых изменений.
Чертежи как таковые агенту не нужны, ему достаточно названий файлов, версий и пометок, что утверждено. Подготовка презентаций упирается в то, что исходные тексты и картинки лежат в разных местах. Соберите шаблоны слайдов и описания решений в одну папку, и агенту будет на что опереться при сборке черновика. Так же полезно собрать общий словарь: как у вас называются стадии, разделы и типовые решения.
Кто решает, какие проекты открыты агенту
Агент сотрудника видит только то, что открыл этому сотруднику руководитель. Внешние письма и изменения в таблицах, которые видны заказчику, проходят через подтверждение человека. Так вы защищаете и репутацию бюро, и данные клиентов.
Договоритесь, кто в бюро решает, какие проекты открыты агенту, а какие закрыты, например из-за конфиденциальности заказчика. Решение записывается в одном месте, чтобы новый сотрудник не гадал, что можно показывать.
Что проверить после подключения
В первую неделю откройте журнал действий и сравните, что агент прочитал, с тем, что вы планировали ему показать. Спросите у агента, где лежит последняя утверждённая версия презентации, и убедитесь, что ответ верный. Повторите проверку на втором и третьем проекте: ошибки обычно проявляются там, где порядок в папках слабее.
Если он ссылается на устаревший файл, значит, в папках нет единого правила именования версий. Это стоит исправить, пока их немного, и проще сделать это в рамках обычной уборки в папках, а не отдельным проектом.
Через месяц повторите проверку: порядок в папках быстро расползается, если за него никто не отвечает. Назначьте человека, который раз в неделю просматривает новые файлы и приводит их к общему виду.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Откройте рабочую папку одного текущего проекта и проверьте, поймёт ли новый сотрудник, какая версия утверждена.