Что подготовить, прежде чем подключать агента
Соберите в одном месте бланк замера, форму заказа у производителя, шаблон коммерческого предложения и пример графика монтажа. Если эти документы существуют только в виде фотографий на телефоне замерщика, сначала переведите их в таблицы.
Назначьте владельца процесса. Для заказа изделий это руководитель отдела снабжения или старший менеджер, который знает, где допускаются ошибки и сколько времени занимает ответ производителя.
Проверьте и каналы связи: у замерщиков часто есть собственные чаты с клиентами, а в карточках об этих разговорах ничего нет. Договоритесь, что итоги переписки попадают в общую карточку.
Порядок подключения по ступеням
Сначала платформу ставят на сервер компании и подключают почту, таблицы и 1С. Затем создаётся агент менеджера по заказам с ролью и правилами: что он читает, какие документы готовит и что не отправляет без подтверждения. Третий этап — проба на прошлых заказах, когда агент собирает заявку производителю по уже выполненному замеру, а человек сверяет с реальной.
Только после этого агент переходит на живые заказы, и первые недели менеджер проверяет каждую заявку.
Если производитель принимает заказы через личный кабинет, а не по почте, уточните заранее, как агент будет готовить данные: обычно это таблица, которую человек загружает сам.
Заказ окон в квартиру на практике
Замерщик загружает данные в бланк, агент проверяет полноту: размеры проёмов, тип открывания, цвет, фурнитура, подоконник. Если чего-то не хватает, он возвращает вопрос замерщику, пока тот ещё рядом с клиентом. Затем собирает заявку в формате производителя и отправляет менеджеру на подтверждение. После подтверждения письмо уходит на фабрику, а срок ответа ставится на контроль.
Менеджер видит в черновике, что взято из замера, а что подставлено из каталога, и поэтому быстро замечает расхождения.
На что смотреть в первые недели
Следите за тем, чтобы замерщики не обходили схему. Если часть данных по-прежнему приходит голосовыми сообщениями, агент их не увидит, и заявка уйдёт неполной. Договоритесь, что заказ без бланка не принимается.
Не торопитесь подключать график монтажа. Пока заказы уходят на фабрику без сбоев, график остаётся вторым этапом, и это нормальный порядок.
Заранее решите, когда остановить запуск: например, если за две недели повторилась ошибка в размерах, задачу пересматривают, а замерщики проходят короткий разбор.
- Все замеры попадают в бланк в день выезда.
- Менеджер подтверждает каждую заявку производителю.
- Ошибки записываются и разбираются раз в неделю.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Возьмите вчерашний заказ и проверьте, можно ли собрать заявку производителю только из того, что лежит в бланке.