Какой процесс взять для измерения
Не измеряйте всё сразу. Выберите процесс, у которого есть чёткий вход и выход, например расчёт объёмов работ по этапу: исходная документация на входе, ведомость на выходе.
Договоритесь, кто ведёт записи, и положите простую таблицу в общий доступ. Один человек должен отвечать за то, чтобы данные не терялись.
Отдельно запишите, что вы будете считать нормой: сколько правок сметчик вносит в обычный расчёт, сколько времени уходит на проверку. Без этой точки отсчёта любые слова об эффекте остаются впечатлением.
Хорошо, если процесс выполняется регулярно: раз в неделю повторяющаяся операция даёт за месяц достаточно наблюдений, а редкая операция сравнению не поддаётся.
Как проходит пилот шаг за шагом
Две недели ведите записи без агента. Затем подключите его к тому же процессу и продолжайте записи в том же виде. Через месяц сравните, не меняя порядка измерений.
Если в середине периода процесс изменился, например пришёл новый сметчик, отметьте это в таблице. Без пометки невозможно понять, что дало сдвиг.
Не меняйте ни шаблонов, ни людей на время измерения, а если пришлось менять, записывайте дату. Это скучная часть работы, но именно она отличает вывод от догадки.
Что записывать по ходу
Записи ведутся в общей таблице, где каждая строка — один расчёт или один акт. Никаких сложных отчётов не нужно.
Достаточно нескольких наблюдений, которые не требуют особых программ.
- Сколько позиций сметчик исправил после черновика агента.
- Сколько времени занимает проверка расчёта объёмов.
- Сколько актов вернул заказчик на доработку.
- Что агент не смог сделать и почему.
Условия остановки и соблазны самообмана
Остановите пилот, если количество правок растёт, проверка занимает больше времени, чем ручная работа, или сотрудники перестали заглядывать в результаты агента.
Помните и про ловушки: время на проверку легко не засчитать, а сезонные колебания легко приписать агенту. Для актирования выполненных работ добавьте ещё одно наблюдение: не растёт ли число возвратов оттого, что объёмы стали сверять быстрее, но менее внимательно.
Оценку подведите вместе со сметчиком, прорабом и тем, кто подписывает акты. Если все трое видят сдвиг, процесс стоит оставить и расширить.
Спросите и самих сотрудников, стало ли им проще: усталость от рутины в таблицу не попадает, но заметна по разговорам.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Запишите на этой неделе, сколько правок вносит сметчик в расчёт объёмов одного этапа, чтобы было с чем сравнивать.