Что зафиксировать до запуска агента
Выберите один процесс и опишите его нынешнее состояние словами и таблицей. Для пусконаладки это может быть так: сколько дней проходит от окончания монтажа до подписанного акта, сколько раз документ возвращали на доработку, сколько заявок на осмотры по обращениям поступило и сколько из них осталось без ответа к концу недели.
Не нужны красивые отчёты. Достаточно листа, который можно заполнять по пятницам одной рукой.
Разумнее, чтобы лист вёл сам ответственный, а не стажёр: тогда записи не придётся пересчитывать, и они не потеряются при смене людей.
Какие наблюдения вести каждую неделю
Раз в месяц проговаривайте записи вслух на короткой встрече. Если за четыре недели ни одно наблюдение не сдвинулось, дело в постановке или в сведениях, и этот вывод ценнее красивого отчёта.
Записывайте только то, что человек может увидеть без специальных систем:
- Сколько писем и заявок осталось без ответа к вечеру.
- Сколько времени проходит от запроса до готового предложения.
- Сколько раз сотрудник вносил правки в документ агента.
- Какие правки повторяются из недели в неделю.
Где легко принять случайность за результат
В сезон жары заявок на кондиционеры больше, и задержки растут сами по себе. Сравнивайте сопоставимые недели, а не май с декабрём. Ещё одна ловушка — выбрать для проверки самые простые объекты: на типовой квартире любой помощник выглядит отлично.
Не забывайте и про время на проверку. Если инженер тратит на исправление черновика столько же, сколько на самостоятельную подготовку, выигрыша нет, даже когда документ приходит быстро.
Наконец, сотрудники сами могут невольно показывать нужный результат: охотнее пользоваться агентом в спокойные дни и забывать о нём в сложные. Попросите вести записи и в те недели, когда всё идёт не так.
Пример замера на пусконаладке одного объекта
Бригада закончила монтаж приточной установки в офисе. Прежде акт собирал инженер на следующий день вечером, а теперь черновик готов к приезду на следующий объект. Ответственный отмечает, что инженер правил две строки вместо десяти, и записывает это в таблицу. Через месяц таких записей хватит, чтобы увидеть тенденцию и решить, расширять ли задачу.
Если сдвиг заметен, но невелик, это нормальный итог первого месяца: основные плоды появляются, когда правила доведены до рабочих, а люди перестали воспринимать помощника как новинку.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите лист наблюдений на одну страницу и заполните его в эту пятницу ещё до запуска агента.