Что наблюдать на графиках вывоза и в договорах
Не нужно придумывать новую отчётность. Всё перечисленное обычно уже лежит в журналах диспетчера, в почте и в карточках договоров, нужно лишь договориться, кто и как выписывает эти сведения раз в неделю.
Для графиков вывоза смотрите, сколько заявок остаётся без ответа в тот же день, как часто маршруты перестраиваются в пути и сколько рейсов делается с неполной загрузкой. Для договоров — как долго проект идёт от запроса до подписи и сколько правок приходит от клиента.
- Количество заявок на вывоз, закрытых в срок.
- Время от запроса производителя отходов до отправки проекта договора.
- Число возвратов документов на доработку.
- Время, которое сотрудники тратят на проверку работы агента.
Как сравнить период до и после
Возьмите четыре недели до запуска и четыре после, взяв близкие по загрузке. Поставьте рядом показатели из предыдущего раздела и посмотрите, куда они сдвинулись.
Если у вас нет записей за прошлое, начните их вести сейчас и сравнивайте ближайшие месяцы между собой. Перенос вручную по памяти даёт неточную картину.
Хорошо, если сравнение проводит человек, который не участвовал в запуске. Он меньше склонен подгонять выводы под ожидаемый результат. Выпишите также события тех месяцев, которые могли повлиять на картину: новый крупный клиент, ремонт машины, смена сотрудника.
Где легко обмануть себя
Первая ловушка — не считать время проверки. Если график строится быстро, но диспетчер перепроверяет каждую строку, выигрыш меньше, чем кажется.
Вторая — путать сезонные колебания с эффектом. В тёплый период вывоза больше, и это изменение сделал не агент.
Третья — радоваться, что стало меньше жалоб, если часть клиентов просто перестала писать. Спросите у менеджеров, как обстоят дела на самом деле.
Четвёртая — игнорировать мнение водителей и весовщиков. Если они говорят, что стало больше путаницы, эти слова важнее красивой таблицы.
Итоговая проверка перед решением
Через месяц соберите тех, кто пользуется агентом, и задайте три вопроса: что стало проще, что осталось прежним, что стало сложнее. Ответы сопоставьте с вашими записями.
Если выигрыш виден хотя бы по двум показателям и сотрудники готовы продолжать, процесс стоит оставить и расширить. Если нет, вернитесь к данным и правилам и повторите период ещё раз.
Не забудьте записать, что именно вы считаете успехом, чтобы не двигать планку по ходу. Фраза вроде договоры идут быстрее и юрист не жалуется на нагрузку вполне годится.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Начните вести простую таблицу вывозов и договоров уже на этой неделе, чтобы через месяц было что сравнивать.