Что подготовить до запуска
Не стоит ждать, пока все данные приведены в порядок. Достаточно навести порядок в одном процессе, остальное придёт по мере роста.
Запишите выбранный процесс по шагам так, как он идёт сегодня: кто принимает заявку, кто оформляет акт, где лежат лицензии. Не приукрашивайте, агенту нужна реальная картина.
Назначьте ответственного, у которого есть время и полномочия. Это может быть руководитель отдела договоров или заместитель по экологии.
В переработке отходов много рутинных бумаг: акты приёма, паспорта, талоны с весовой. Составьте перечень документов, которые проходят через этот процесс, и отметьте, какие из них существуют только на бумаге.
Шаги по порядку: от выбора процесса до разбора
Критерий успеха формулируйте простыми словами и подпишите у ответственного: так через месяц не придётся спорить, получилось или нет.
Выбор между двумя типичными процессами проще сделать, сопоставив их по нескольким признакам.
- Договоры с производителями отходов: много однотипных документов и сроков, ошибка видна юристу сразу.
- Отчётность перед надзорными органами: сроки жёсткие, данные берутся из разных журналов, а проверять результат нужно особенно тщательно.
- Критерий успеха записывается до старта, например меньше пропущенных сроков или меньше возвратов документов на доработку.
Как это выглядит на договорах с поставщиками отходов
Приходит запрос от нового производителя отходов. Агент находит в вашей базе шаблон договора, подставляет реквизиты, подсвечивает условия, которые отличаются от типовых, и предлагает письмо клиенту.
Юрист читает отмеченные места, правит и подписывает. Агент затем ставит срок в календарь и напоминает, когда нужно запросить паспорта отходов и уточнить графики вывоза.
По итогам недели агент собирает список договоров, где подходит срок продления, и список производителей, от которых давно не было заявок. Менеджер звонит им, а не ищет их по таблицам.
На что обратить внимание в первые недели
Контролируйте не скорость, а точность: сверяйте работу агента с вашим опытом. Первые две недели проверяйте всё, затем выборочно.
Не подключайте сразу все источники данных и не раздавайте широкие права. Ошибка в отчётности перед надзорным органом стоит дороже любой выигранной минуты.
Отдельно проговорите, что делать, если агент ошибся. Исправление вносит сотрудник и пишет причину, а руководитель раз в неделю просматривает такие случаи и решает, нужно ли поправить правила.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Выберите ответственного за пилот и запишите на листе критерий, по которому вы поймёте, что процесс стал спокойнее.