Что собрать по лицензиям и отчётности
Составьте папку из действующих лицензий и разрешений, форм отчётности за прошлый период, писем надзорных органов и ваших ответов на них. К каждому файлу добавьте короткую пометку: дата, срок действия, кто отвечает.
Если часть документов лежит только в виде фотографий на телефоне, переведите их в понятные файлы. Агент читает текст, но криво снятые страницы дают ошибки, которые сложно заметить.
Лицензии стоит дополнить таблицей сроков: вид деятельности, номер документа, дата окончания, ответственный, дата напоминания. Такая таблица быстро становится рабочим инструментом и агента, и людей.
Что почистить до подключения
В любой папке накапливаются черновики, копии и файлы с пометками вроде копия или новый вариант. Они мешают и людям, а агенту особенно: он не знает, какая версия верная.
Оставьте одну актуальную версию каждого документа, остальные перенесите в архив, к которому агент доступа не имеет.
Отдельно проверьте таблицы с отчётными формами: часто в них встречаются объединённые ячейки и пояснения прямо в числовых столбцах. Агенту удобнее ровные данные, поэтому пояснения вынесите в отдельный столбец.
- Удалить дубли и файлы без даты.
- Привести названия видов отходов к одной формулировке.
- Проверить, что сроки лицензий в таблице совпадают с самими документами.
- Убрать личные данные сотрудников, которые не нужны для задачи.
Кто отвечает за порядок
Назначьте владельца пакета документов. Обычно им становится эколог или руководитель отдела отчётности. Он утверждает, что можно показывать агенту, и обновляет пакет при каждом изменении.
Договоритесь о простом правиле: новые документы попадают в папку в день получения. Тогда агент не будет опираться на данные месячной давности.
Для надёжности назначьте также заместителя: на время отпуска владельца пакета порядок не должен рассыпаться.
Как проверить, что подготовка получилась
Задайте агенту несколько вопросов, ответы на которые вы знаете: когда истекает лицензия на конкретный вид обращения, какой отчёт сдаётся в ближайший срок, какие замечания были в прошлый раз. Сверьте ответы с оригиналами.
Каждую ошибку разберите: она либо в данных, либо в формулировке вопроса. Исправления вносите в пакет, а не в голову сотрудника.
Не расстраивайтесь, если первая проверка покажет много ошибок. Это нормальная картина для папки, которую годами вели несколько человек, и каждая найденная неточность делает пакет надёжнее.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Положите в одну папку все лицензии предприятия и проверьте, совпадают ли их сроки с вашей таблицей.