Как подключать данные: порядок действий
Начните с двух процессов: график работы карьерной техники и закупка запчастей и топлива. Для каждого перечислите документы, которые участвуют: плановые ремонты, заявки на перевозку, заявки ремонтной службы, договоры с поставщиками, остатки по складам.
Затем выясните, в каком виде они хранятся. Что-то лежит в 1С, что-то в таблицах, что-то в письмах и на бумаге.
Не откладывайте разговор с теми, кто эти документы ведёт. Диспетчер и снабженец знают, какие записи ненадёжны, и сэкономят вам недели поисков.
Какие данные доступны агенту и где их искать
Агенту нужны не все документы предприятия, а те, которые участвуют в процессе. Остальное остаётся закрытым. Для каждой группы данных назовите владельца, который отвечает за актуальность и решает, кому открывать доступ.
Если данные ведутся только в личной таблице одного сотрудника, перенесите их в общее место, иначе процесс остановится вместе с отпуском владельца.
Назовите единый формат названий файлов: участок, вид документа, дата. Тогда агент находит нужный документ по названию, а не по догадке.
Права и подтверждения
Чтение источников выдаётся ограниченно, запись только в рамках процесса и после подтверждения человеком. Письма поставщикам и изменения в графиках утверждает сотрудник, ответственный за участок.
Любой выход информации наружу, например письмо поставщику с перечнем потребностей, проходит через сотрудника, который отвечает за этот участок.
Что проверить после подключения
Через несколько дней убедитесь, что агент видит нужное.
Если часть пунктов не прошла, это нормально для первой недели: исправляйте и повторяйте проверку, пока сводки не станут надёжными.
- Попросите его перечислить заявки за неделю и сверьте с журналом.
- Проверьте, что график техники совпадает с плановыми ремонтами.
- Убедитесь, что ему недоступны закрытые разделы.
- Запишите расхождения и поправьте источники.
Как быть с учётом добычи и отгрузки?
Это больное место: данные идут с весовых, из диспетчерской и из бухгалтерии, и нередко не совпадают. Не пытайтесь решить это с помощью агента. Сначала договоритесь, какой источник считается главным, и только затем давайте агенту читать итоговую таблицу.
Пока нет единого мнения о главном источнике, агент будет честно показывать расхождения, что полезно само по себе, но отчётов из него делать нельзя.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Для одного процесса выпишите, где лежит каждый документ и кто за него отвечает, и покажите перечень руководителю участка.