Какие права выдавать агенту по графику карьерной техники?
Для подготовки графика агенту хватает чтения плановых ремонтов, смен водителей и заявок на перевозку. Права на изменение графика, отправку распоряжений в смену и запись в учётные системы ему не выдают. Черновик графика агент кладёт в отдельное место, а диспетчер переносит его в рабочий документ после проверки.
Хорошее правило: права у агента уже, чем у сотрудника, чью работу он готовит, и расширяются только по решению ответственного.
Права удобно хранить в таблице, где у каждой строки есть владелец данных. Если владельца нет, право не выдают.
Отдельно решите, кто из диспетчеров вправе подтверждать черновики. Подтверждение не должно доставаться любому, у кого есть доступ к рабочему месту.
- Чтение: ремонты, смены, заявки на перевозку.
- Подготовка: черновик графика и список конфликтов.
- Только после подтверждения: изменение графика, отправка в смену.
Что видно в журнале действий?
В журнале отмечено, какие документы агент прочитал, что подготовил и кто подтвердил отправку. Руководитель службы просматривает его раз в неделю и ищет не только сбои, но и лишнее: обращения к разделам, которые для задачи не нужны.
Если в журнале обнаружено чтение закрытого раздела, права проверяют в тот же день.
Пользуйтесь журналом и при разборе спорных ситуаций: по нему видно, какой вариант графика предложил агент и что в нём изменил диспетчер.
Как отделить учёт добычи и отгрузки от остальной работы?
Эти данные связаны с финансами, отчётностью и контрактами, поэтому их не открывают вместе с графиком техники. Если агенту понадобится сводка по отгрузкам, выдайте отдельное право на чтение итоговой таблицы, а не исходных весовых журналов.
Решение о таком доступе принимает руководитель, отвечающий за учёт, и фиксирует его в письменном виде.
Если данные об отгрузке всё же нужны агенту, договоритесь о том, в каком виде их передавать: итоговые значения вместо подробных реестров с названиями покупателей.
С чего начать до запуска
Напишите на странице, что агент читает, что готовит, что подтверждает человек и кто может его отключить. Покажите страницу службе безопасности и дождитесь её замечаний. Отключение проверьте на практике, чтобы не выяснять в аварийный момент, кто и как это делает.
Через месяц повторите проверку прав и убедитесь, что за это время никто не расширил доступ без записи в журнале.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте страницу с перечнем прав агента по графику техники и согласуйте её с руководителем службы безопасности.