Кого и чему учить: снабженцы, диспетчеры, инженеры по безопасности
Снабженцам показывают, как ставить агенту задачу по заявкам и проверять сводку предложений. Диспетчерам — как просить черновик графика и читать список конфликтов. Инженерам по промышленной безопасности — как получать напоминания о сроках и проверять их по журналам.
Руководителей учат другому: смотреть журнал действий и решать, какие права расширять, а какие закрывать.
Хорошо, если у каждой группы есть наставник из числа коллег, который охотно разбирается с новыми инструментами и отвечает на мелкие вопросы.
Не смешивайте группы на первом занятии: у снабженцев и диспетчеров разные документы, и общий показ утомит и тех и других.
План обучения на месяц
Начните с одной группы, например со снабжения, и идите по шагам.
На четвёртой неделе приглашайте руководителей групп: они должны увидеть, как выглядят результаты, и решить, какие правила записать.
- Первая неделя: показ на реальной заявке, у каждого участника своя первая задача.
- Вторая неделя: самостоятельная работа с черновиками и отметки о правках.
- Третья неделя: разбор повторяющихся ошибок и уточнение инструкции.
- Четвёртая неделя: разбор результатов и решение о подключении следующей группы.
Типовое поручение по запчастям и топливу
Снабженец пишет агенту: возьми заявки ремонтной службы за неделю, сверь с остатками на складе и подготовь запрос поставщикам на то, чего не хватает. Агент составляет таблицу и черновики писем. Снабженец проверяет позиции, правит количество и отправляет письма сам.
В конце обучения каждый участник записывает свою рабочую формулировку, и из этих записей складывается общая памятка.
Диспетчер поступает так же: просит черновик графика, затем отмечает на нём изменения и объясняет, почему они понадобились.
Что мешает привыкнуть
Первое — недоверие после единичной ошибки. Разбирайте ошибку открыто и показывайте, какое правило добавлено. Второе — опасение, что агент будет оценивать людей. Скажите прямо, что журнал нужен для настройки процесса. Третье — нехватка времени на обучение: если его не выделить, оно сорвётся.
Вопрос, который задают чаще всего: что будет, если агент ошибётся. Ответ простой: результат проверяет человек до отправки, поэтому ошибка не доходит до поставщика.
Закрепите ответственного за вопросы и укажите, как к нему обращаться: через чат отдела или лично на планёрке.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Выберите группу снабжения для первого обучения и назначьте день, когда каждый поставит агенту одну реальную задачу.