Где уходит рабочее время на карьере и в офисе
У диспетчера много времени занимает согласование графика работы карьерной техники: ремонты, смены, простои, подмены. Служба промышленной безопасности сверяет сроки инструктажей, аттестаций и медицинских осмотров. Снабжение собирает заявки и сопоставляет предложения.
Во всех трёх случаях люди собирают сведения из нескольких мест и сводят их в одну таблицу или письмо. Это и есть то, что агент делает хорошо.
Хороший первый кандидат тот, у которого результат проверяется за несколько минут: либо график совпал с журналом ремонтов, либо нет.
Показатель полезности здесь простой: сколько таких сверок в неделю человек перестал делать вручную и сколько расхождений агент заметил раньше, чем они вылились в простой.
Рабочее время также теряется в ожидании: письмо поставщику отправлено, ответа нет, и никто не напоминает. Агент следит за такими хвостами и поднимает их в списке ответственного.
Рутинные операции по порядку и как выбрать первую
Составьте перечень и отметьте для каждой операции, сколько времени она занимает и кто проверяет результат.
Первую операцию выбирайте по двум признакам: она повторяется чаще остальных и ошибку в ней можно заметить до того, как решение дойдёт до карьера. Остальные подключайте по очереди.
- Сводка по срокам инструктажей и аттестаций работников.
- Подготовка графика работы техники по данным о ремонтах и сменах.
- Сверка заявок ремонтной службы с остатками запчастей.
- Напоминания о просроченных ответах поставщиков.
Рабочий пример: график работы карьерной техники
Диспетчер просит агента подготовить черновик графика на следующую неделю. Агент берёт данные о плановых ремонтах, сменах водителей и заявках на перевозку, составляет таблицу и отмечает конфликты: самосвал стоит в ремонте, а в заявке указан как работающий. Диспетчер правит график и утверждает его сам.
Раньше он сверял эти данные вручную по трём источникам. Теперь он смотрит на конфликты, которые уже выделены.
Если в графике остаются спорные места, агент не выбирает сам. Он отмечает их и предлагает варианты, а выбирает диспетчер, который знает состояние забоя и дорог.
Что не стоит ускорять
Допуск работников к опасным работам, решения по остановке техники и выводы по промышленной безопасности не передают агенту. Здесь скорость не главное, а ошибка слишком дорога. Агент готовит материал, а решает ответственный специалист.
Если процесс для вас новый, начните с подготовки сводок: ошибка в сводке видна сразу, а вред от неё минимален.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Выпишите пять рутинных операций вашей службы и отметьте ту, результат которой вы проверите быстрее всего.