Как собрать таблицы, документы и переписку воедино
Заранее решите, как будете называть вещи. Вместо разных обозначений одной и той же комплектации введите короткие коды и запишите расшифровку на одной странице.
Начните с процесса расчёта проектов. Найдите, где лежат прайсы на панели, характеристики инверторов, шаблоны предложений и прошлые расчёты, и сложите ссылки на них в одну общую папку.
Переписку с клиентами выгружать целиком не нужно. Достаточно отобрать десяток типичных обращений и ответов, по которым видно, как вы привыкли отвечать на сложные вопросы перед покупкой.
Отдельно отметьте файлы, которым нельзя доверять: старые версии, черновики без даты, таблицы, которые вёл уволившийся сотрудник. Разумнее сразу исключить их из папки агента, чем потом выяснять, откуда взялась странная величина.
Какие сведения агент берёт из расчётов и закупок
Из расчётов нужны параметры объекта, выбранное оборудование и допущения инженера. Из закупок — позиции, поставщики, сроки поставки и статус заказа.
Если в двух таблицах одна и та же модель инвертора названа по-разному, агент решит, что это два устройства. Заведите единый справочник названий и попросите менеджеров им пользоваться.
Полезно приложить к справочнику короткое описание столбцов: что означает каждое поле, в каких единицах оно заполняется и кто его обновляет. Такое описание занимает полстраницы, но избавляет агента и новых сотрудников от гаданий.
Какие права и подтверждения нужны
Агенту хватает чтения папки с прайсами и карточками сделок. Запись в закупочные документы разрешайте только через подтверждение сотрудника, который отвечает за заказ.
Договорные условия поставщиков и личные сведения клиентов вынесите в отдельную область, которая агенту недоступна, пока это не понадобится для конкретной задачи.
Если часть сведений пришла от клиента с персональными данными, пометьте её и не загружайте в общую папку. Агенту для расчёта нужны характеристики объекта, а не паспортные данные заказчика.
Что проверить после подключения источников
Проверка занимает вечер, но экономит недели недоверия: если агент ошибся на старте, сотрудники быстро решают, что с ним нельзя работать.
Задайте агенту три контрольных вопроса по реальному объекту и сверьте ответы с документами.
- Какое оборудование выбрано для объекта и на каком основании.
- Какие поставки по нему уже оформлены и когда ожидаются.
- На какие вопросы клиента перед покупкой есть согласованный ответ.
- Кто отвечает за обновление этих сведений и как часто.
- Что произойдёт, если источник временно недоступен.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Возьмите один недавний проект и проверьте, можно ли найти все его сведения в одном месте за пять минут.