Откуда агент берёт сведения для тендеров и допусков
Для закупочных тендеров это почта отдела, таблица заявок, реестр подрядчиков и записи в 1С. Для допусков подрядчиков это комплекты документов, лежащие в общей папке или во вложениях писем, и график работ на объекте.
Составьте короткий перечень источников и против каждого напишите, кто им владеет. Если владельца нет, начинать с такого источника рано.
Часто выясняется, что нужные сведения живут в личных таблицах отдельных сотрудников. Их придётся перенести в общее место, иначе работа остановится в отпуск владельца.
Что привести в порядок до запуска
Агенту не нужны безукоризненно оформленные архивы, ему нужны понятные названия и единая структура. Договоритесь об именовании файлов, чтобы по названию было видно подрядчика, вид документа и срок. Уберите из таблицы объединённые ячейки и пометки, которые понимает только автор.
Отдельное внимание уделите множеству согласований между службами. Если порядок согласования известен лишь по привычке, запишите его: кто, в какой последовательности и в какой срок. Иначе агент сможет напоминать о просрочке, но не поймёт, кому.
Приведите в порядок и справочник подрядчиков: одно название компании должно записываться одним способом, иначе агент примет два написания за двух разных контрагентов.
Права на чтение и подтверждения
Выдавайте доступ только к тем папкам и ящикам, которые нужны процессу. Договоры с коммерческими условиями, персональные данные работников и техническую документацию по объектам открывайте после отдельного решения.
Любая запись в 1С, отправка письма подрядчику или изменение реестра идёт после подтверждения сотрудника, который отвечает за этот шаг.
Короткая проверка после подключения
Через несколько дней работы сверьте, что агент увидел именно то, что нужно.
- Попросите агента перечислить документы по выбранной закупке и сверьте перечень с папкой.
- Проверьте, что в сводке по допускам нет чужих подрядчиков.
- Убедитесь, что ему закрыты разделы, о которых вы не договаривались.
- Запишите расхождения и поправьте названия файлов или структуру таблицы.
Нужно ли переводить в электронный вид весь архив?
Нет. Достаточно того, что относится к выбранному процессу и последним периодам. Старые бумаги подключают позже и по мере пользы.
Хватит последних закупок и действующих допусков. Остальное подключайте по мере необходимости, когда процесс уже наладился.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Составьте перечень источников для одной закупки и отметьте, у какого из них пока нет владельца.