Что подготовить до запуска
Выберите один процесс и опишите его на одной странице: кто присылает исходные данные, какие системы участвуют, кто проверяет и что считается готовым. Для заявок на технологическое присоединение это обращения заявителей, технические условия и договоры. Для планов ремонтов и обходов — перечень оборудования, графики и данные о выявленных дефектах.
Назначьте ответственного, обычно начальника службы, и договоритесь о критерии успеха. Без этого пилот превращается в бесконечное тестирование.
Хорошо, если у ответственного есть заместитель, знающий процесс: на время его отсутствия пилот не остановится.
Шаги подключения по порядку
Подключение занимает несколько дней, если подготовка выполнена.
Если на пробном запуске результат совпал с готовыми документами хотя бы в большинстве случаев, переходите к живым данным. Если нет, разберите расхождения и поправьте правила.
- Откройте агенту чтение нужных почтовых ящиков и таблиц.
- Подключите 1С в части, относящейся к выбранному процессу, только на чтение.
- Проведите пробный запуск на старых заявках и сверьте результат с готовыми документами.
- Включите подготовку черновиков на живых данных с обязательной проверкой человеком.
Как это выглядит на заявке о технологическом присоединении
Заявитель присылает письмо с запросом. Агент сверяет комплект документов с перечнем, отмечает недостающее и готовит ответ с просьбой дослать бумаги. Инженер читает ответ, при необходимости правит и отправляет его. Договор и технические условия агент не подписывает и не рассылает без подтверждения.
Так специалист тратит время на содержательные вопросы, а не на переписку о недостающих копиях.
Так же поступают с обращениями по качеству электроснабжения: агент собирает историю заявителя, а ответ пишет специалист, знающий состояние сети.
На что обратить внимание: отчётность по оборудованию
Это самая чувствительная часть: данные о состоянии оборудования идут во внутреннюю и внешнюю отчётность. Не подключайте агента к ней в первый месяц и не давайте права записи. Начните с чтения и подготовки сводок, которые инженер сверяет с первичными данными.
Если в журналах дефектов записи ведутся неединообразно, сначала наведите порядок в форме записи.
Когда порядок наведён, подключите чтение и сводки по оборудованию, а запись и отправку во внешние адреса оставьте за людьми.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Опишите на одной странице процесс заявок на присоединение и отметьте, на каком шаге заявители теряются чаще всего.