Утро: ставим задачу агенту
Каждое поручение начинается с трёх вещей: объект, период и желаемый результат. Например, объект такой-то, замеры за вчера, нужна сводная таблица в формате отчёта. Чем точнее задача, тем меньше у агента поводов выдумывать.
Бригадир присылает фотографии журнала в чат, агент отвечает списком вопросов по неразборчивым местам. Бригадир отвечает голосом или текстом прямо с выезда.
Поручение можно дополнить образцом: приложите прошлую сводку, и агент возьмёт её структуру за основу. Так не придётся каждый раз объяснять, как должна выглядеть таблица.
Середина дня: проверяем результат
Когда сводка готова, камеральщик открывает исходные записи и сверяет пять-шесть строк наугад, особенно те, где агент ставил отметку о сомнении. Если ошибок нет, остальное проверяется выборочно, если есть, возвращается агенту с уточнением.
В таблице агент подчёркивает значения, отличающиеся от соседних. Такие места инженер всегда смотрит вручную.
- Открыть исходные записи и сверить выбранные строки с таблицей.
- Проверить места, отмеченные агентом как сомнительные.
- Убедиться, что единицы измерения и названия точек совпадают с программой работ.
- Отметить в журнале пилота ошибки и удачные поручения.
Конец дня: фиксируем выводы
Перед уходом сотрудник записывает в общий чат, что получилось и что нет. Эти заметки пригодятся новому человеку, которому придётся ставить задачу агенту через месяц.
Если агент пропустил существенное, например не распознал единицу измерения, добавьте это в инструкцию как отдельный пункт.
Если несколько человек ставят задачи одному агенту объекта, договоритесь о порядке, чтобы поручения не противоречили друг другу.
Куда обратиться при трудностях
Если агент не понял задачу, перепишите её короче и конкретнее. Если результат вызывает сомнения, не принимайте его на веру и покажите инженеру. Если вы не уверены, можно ли передавать агенту какой-то документ, спросите ответственного за пилот.
Сотрудники, у которых получается хорошо, могут записывать удачные формулировки в общий список, а остальные берут их за образец.
Новому сотруднику выделите первую неделю на обучение: пусть он поработает с агентом рядом с опытным коллегой и попробует поставить пару задач на пробном объекте.
Как отработать инструкцию на практике
Выберите реальный завершённый объект и повторите на нём обработку от журнала до таблицы. Сравните с тем, что делали вручную. Расхождения покажут, что поправить в инструкции до запуска на живых проектах.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Распечатайте инструкцию на одну страницу и повесьте в камеральном отделе рядом с графиком выездов.