Утро: новые запросы заказчиков
Заказчик присылает запрос на изыскания письмом или в Telegram, часто с неполной информацией. Агент менеджера читает его, определяет, какие данные не хватает, например площадь участка, вид объекта, сроки, и готовит черновик уточняющих вопросов. Менеджер правит тон и отправляет.
Первый ответ уходит в течение часа, а не к вечеру, и заказчик видит, что с ним работают.
Если запрос поступил вечером, агент готовит ответ заранее, и менеджер утром отправляет его одним из первых, пока заказчик не обратился к конкурентам.
Середина дня: сроки и напоминания по объектам
Полевые журналы и замеры, затем камеральная обработка данных — цепочка, в которой заказчик почти не видит процесс. Агент отслеживает статусы в рабочей таблице и готовит для менеджера напоминание о ближайших вехах: выезд завершён, обработка идёт, отчёт на проверке.
Менеджер выбирает, что сообщить, и сам отправляет клиенту короткий статус. Так человек не чувствует себя брошенным, даже если полевой этап затянулся.
- Выезд согласован и бригада назначена.
- Полевые работы завершены, материалы переданы в офис.
- Камеральная обработка идёт, отчёт готовится.
- Отчёт на проверке у главного инженера.
- Документы направлены заказчику.
Конец дня: что оставить живому общению
Разговор о цене, сроках, спорных методиках и особенностях участка ведёт менеджер или главный инженер. Агент не вступает в переговоры и не обещает результатов, он лишь готовит материалы и напоминает о забытых договорённостях.
Если клиент недоволен, к его случаю подключается руководитель, а агент собирает историю переписки и сроков для разбора.
Отдельно стоит продумать, как сохранить тон компании: короткие шаблоны ответов помогают, но менеджер вправе писать своими словами, когда видит, что клиент ждёт участия.
Где человек обязателен
Отправка коммерческого предложения, подтверждение сроков и любые уступки по условиям согласует руководитель. Агент готовит черновик, но не публикует и не отправляет его без подтверждения.
Хорошая практика — раз в неделю разбирать упущенные запросы и смотреть, какие вопросы заказчиков повторяются, чтобы подготовить на них шаблонные ответы.
Для сложных заказчиков, которым важны детали, подготовьте шаблон еженедельной сводки статусов, но отправляйте её только после прочтения менеджером.
Как попробовать на одной команде
Возьмите одного менеджера и один тип запросов, например геодезические изыскания для частного застройщика. Две-три недели агент помогает с уточняющими вопросами и напоминаниями, а вы смотрите, сколько запросов получили ответ в тот же день.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Запишите, как быстро вы отвечаете на новый запрос сегодня, и выберите менеджера для пробы с агентом.