Что разумно передать агенту, а что нет?
Агенту подходят спецификации на щиты и шкафы, сводки по поставкам, черновики писем и сверка счетов. Результат такой работы можно проверить по документам. Согласование отступления от схемы или выбор другого поставщика остаются за инженером и снабженцем.
Вопрос возникает часто: можно ли доверить агенту ответы заказчику. Можно подготовить черновик, но отправляет его человек, потому что слово с заказчиком привязано к личной ответственности.
Практичный способ проверки — дать агенту пять недавних задач и посмотреть, какие из них он довёл до черновика без вопросов. Остальные укажут, где нужен человек.
Когда без нового человека не обойтись?
Если не хватает рук на сборке, испытаниях или монтаже, агент не поможет: он не паяет и не затягивает клеммы. Если нет опытного инженера, способного отвечать перед заказчиком, найм тоже нужен. Агент снимает рутину с имеющихся людей, но не создаёт компетенцию.
Ещё один случай — обучение. Нового инженера нужно вводить в курс продукта, и этого агент вместо наставника не сделает. Он лишь поможет найти нужную схему или стандартный узел.
Если вы сомневаетесь, что именно не хватает, людей или времени, сначала посчитайте загрузку по задачам и только затем открывайте вакансию.
Как сравнить загрузку на закупке комплектующих?
Сравнивайте не стоимость, а загрузку. Возьмите закупку комплектующих у поставщиков и отметьте, сколько времени занимает каждая часть работы:
- Поиск позиции и сверка артикула.
- Запрос и ожидание ответа поставщика.
- Выбор варианта и согласование.
- Оформление заявки и контроль доставки.
Следите и за тем, чтобы агент не стал единственным хранителем знаний: если правила выбора поставщика известны только ему, это такой же риск, как и уход ключевого специалиста.
С чего начать, если вы сомневаетесь
Первый и четвёртый пункты обычно передают агенту, запрос поставщику готовится черновиком, а выбор варианта остаётся за снабженцем. Поручите агенту одну задачу на месяц и посмотрите, сколько часов освободилось и на что их потратили.
Если освободившееся время уходит на более сложные задачи, расширять штат может не потребоваться. Если людей по-прежнему не хватает, у вас появятся понятные основания для найма.
Через месяц сверьте записи с планами по найму: решение будет основано на фактах загрузки, а не на ощущении усталости.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Разложите одну закупку на четыре шага и отметьте, какие из них отнимают больше всего времени.