С каких файлов начать уборку
Не пытайтесь чистить всё хранилище. Возьмите папки двух последних заказов на щиты и шкафы и посмотрите, откуда инженер брал каждую цифру: из техзадания, из схемы, из письма заказчика или из памяти. Источники, которые повторяются, и нужно привести в порядок первыми.
Договоритесь о едином месте для рабочих версий. Пока три копии одной спецификации лежат у разных людей, агент не знает, какая из них действует, и берёт ту, что открылась первой.
Хорошо, если у каждого файла есть владелец. Когда таблица поставщиков вроде бы общая, но правит её только один человек, назовите его вслух: к нему агент отправит вопрос, если данные выглядят устаревшими.
Какие сведения о закупке комплектующих нужны
Для запросов поставщикам и расчёта сроков агенту требуется небольшой, но надёжный набор сведений. Соберите его в одну таблицу с понятными колонками:
- Артикул и название позиции, единые для каталога, схемы и счёта.
- Основной и запасной поставщик с контактом ответственного.
- Обычный срок поставки и дата последнего подтверждения.
- Минимальная партия и кратность заказа.
- Пометка об аналогах, которые уже согласовывал инженер.
Если часть сведений живёт только в переписке с поставщиками, не переносите всё сразу. Начните с позиций, которые закупаются чаще остальных, и добавляйте остальные по мере появления заказов.
Как держать в порядке сроки по длинным поставкам
Расчёт сроков ломается, когда дата поставки записана словами в письме и нигде не сведена. Заведите колонку с датой подтверждения и пометкой, кто её дал. Тогда агент увидит, что срок давний, и напомнит снабженцу уточнить его до запуска изделия в сборку.
Не просите агента угадывать срок по прошлому опыту. Если поставщик подтверждения не прислал, в таблице так и должно быть написано: данных нет.
Для самых долгих позиций полезна отдельная пометка: такие строки агент выводит наверх при каждой новой спецификации, чтобы снабженец успел заказать их раньше остальных.
Короткая проверка перед подключением
Откройте любую спецификацию и ответьте на четыре вопроса. Однозначно ли названа каждая позиция? Понятен ли поставщик? Указан ли срок и кто за него отвечает? Лежит ли итоговая версия в одном месте? Если хотя бы на один вопрос ответа нет, начните с него, а подключение отложите на неделю.
Права на файлы настройте заранее: агент читает рабочие таблицы, но не получает доступ к договорам с расценками и личным папкам руководителей.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Проверьте на одной спецификации четыре вопроса из последнего раздела и запишите, чего не хватило.