Какие операции подходят для агента
Хороший кандидат на передачу — любое действие, которое менеджер делает по одному образцу много раз в неделю. В дистрибуции таких операций набирается десяток, и тянут они больше времени, чем кажется.
Для оценки возьмите три-четыре последних заказа и перечислите вслух, что именно делал сотрудник. Всё, что звучит как открыть, найти, скопировать и сравнить, относится к рутине. Всё, что звучит как решить, согласовать или пообещать, к ней не относится.
Начинайте оценку с самых скучных задач. Именно они чаще всего оказываются подходящими: отчёты, сверки, напоминания, перенос данных между системами. Интересные задачи, где требуется суждение, подождут.
Кто что делает по трём задачам
Распределение ролей выглядит примерно так.
- Заказы дилеров: агент разбирает и собирает позиции, менеджер проверяет и отправляет подтверждение.
- Контрактные цены и скидки: агент находит условия по договору и показывает расчёт, менеджер решает по исключениям.
- Закупка у производителей: агент готовит проект заявки по остаткам и продажам, закупщик утверждает объём и срок.
Закупка у производителей на практике
Закупщик ведёт десятки позиций у нескольких поставщиков. Агент каждую неделю собирает по ним остатки, скорость продаж и выданные дилерам обещания, а затем выписывает позиции, которые заканчиваются раньше, чем придёт следующая партия.
Закупщик получает короткий список с обоснованием по каждой строке и сам решает, что заказать и в каком количестве. Он знает, что производитель в сезон задерживает поставки, а агенту это неизвестно, пока не записано в справке.
Для заказов дилеров картина проще. Утром менеджер получает таблицу заказов за ночь, в каждой строке отмечено, чего не хватает: нет артикула, неясен склад, цена отличается от договора. Он тратит время на сомнительные строки, а не на ввод остальных.
Что оставить за человеком
Решения, связанные с деньгами и отношениями, агенту не отдают. Это размер скидки сверх договора, предоплата для проблемного дилера, согласование условий с производителем и ответ на претензию.
Хорошее правило: агент может подсказать, но не подписать. Тогда вы получаете скорость в подготовке и контроль в решении, а сотрудники понимают, за что именно они отвечают.
Хорошо также договориться о границах скорости. Агент может торопиться, а менеджеру нужно успевать читать: если за час приходит двадцать черновиков, внимательной проверки не получится, и разумнее ограничить поток.
С какой задачи начать
Выбирайте задачу, где легче всего проверить результат: приём заказов дает быструю сверку с исходным письмом. Закупку берите позже, когда накопится опыт работы с агентом и данные о продажах будут в порядке.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Разберите последние три заказа дилеров по глаголам и отметьте, сколько действий сводится к копированию.