Что проверить в данных перед стартом
Пройдите по каждому набору и честно ответьте, можно ли по нему принять решение без звонка коллеге.
Отдельно подумайте о стороне закупки: если планируете, что агент будет подсказывать закупщику, добавьте в набор остатки по складам и сроки поставок производителей. Без них список рекомендаций будет напоминать гадание.
- У каждого дилера есть договор, группа цен и способ доставки.
- Номенклатура не содержит дублей, у позиций понятные единицы и артикулы.
- Прайс-листы датированы, а действующий известен.
- История отгрузок хранится в одном месте за все регионы.
Где лежат данные и как их достать
Основная часть сидит в 1С: контрагенты, договоры, номенклатура, отгрузки. Условия для крупных дилеров нередко живут в письмах или таблицах менеджеров, потому что в учётной системе их неудобно хранить.
Составьте карту: какой сведение где главное и кто за него отвечает. Выгрузите контрольный набор, а не весь архив: достаточно десяти дилеров и ассортиментной выборки, чтобы увидеть, как агент читает ваши данные.
Не забывайте про тексты. Письма дилеров, претензии и согласования тоже данные, и по ним агент учится тону и типичным вопросам. Выберите несколько удачных переписок как образцы и пару неудачных как примеры того, чего избегать.
Что мешает: учёт отгрузок по регионам
У дистрибьюторов с несколькими складами отгрузки регионов часто ведутся по-разному. Один филиал указывает дату по документу, другой по фактической выдаче, третий вовсе ведёт часть учёта в таблице. Агент, сведя такие данные, получит противоречия.
Договоритесь о едином правиле хотя бы для задач пилота. Пропишите, какая дата считается датой отгрузки и какой склад главный для сложных случаев, и закрепите это в справке.
Если привести всё к единому виду сразу невозможно, начните с одного региона.
Нередко мешают и привычки: менеджер записывает дилера по-разному в разных документах, а в таблице скидок хранит сокращения, понятные только ему. Попросите его расшифровать, и сделайте это один раз для всех.
Пример: готовим контрактные цены
Для контрактных цен и скидок возьмите двух-трёх дилеров. Выпишите для каждого, как считается цена: базовый прайс, процент по группе, дополнительная скидка за объём, особые позиции. Попросите менеджера пересчитать по этим правилам пару реальных заказов и сравните с тем, что вышло в документах.
Расхождения укажут слабые места: чаще всего это скидки, которые обещали устно и нигде не записали.
После расчёта проверьте итог на трёх-четырёх старых заказах. Если агент воспроизвёл цены, значит данные собраны правильно, а если нет, источником расхождения будет конкретная строка в договоре, которую легко исправить.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Составьте карту, где у вас хранятся условия дилеров, и отметьте места, о которых знает только один человек.