Соберите комплект вокруг запроса заказчика
Начните с обозначения запроса и его утверждённой редакции. Добавьте приложения и только те письма, которые меняют или уточняют требования. Старые документы сохраните как историю, не как действующий источник. В карточке комплекта укажите, кто подтвердил статус каждого материала.
Это работа над данными, а не обещание автоматического управления согласованиями. Сотрудники вручную устанавливают, какое дополнение принято. Агент затем может подготовить сводку по выбранным источникам. Установка платформы на сервер клиента не отменяет проверки допустимости передачи документов внешней модели.
Приведите параметры к понятной таблице
Для требований используйте единицы и обозначения из документа, не исправляя их по догадке. Сомнительный параметр получает вопрос к инженеру. Предложения поставщиков связывают с тем запросом, на который они отвечают; сходное название машины не доказывает принадлежность ответа к новой редакции.
В таблице исходных данных нужны такие связи:
- Требование и пункт действующего технического задания.
- Предложение и исходный запрос, по которому оно получено.
- Изменение параметра и запись о его согласовании.
- Неполное условие и письмо, которым требуется его уточнить.
Не стирайте различия между пустотой и отрицанием
В ответе может быть прямо указано, что услуга не включена, либо услуга вовсе не упомянута. Эти случаи нельзя объединять одной отметкой нет. Иначе агент подготовит сравнение, которое превратит отсутствие информации в отказ поставщика. Сохраните исходную формулировку рядом с нормализованным статусом.
Точно так же разделите срок изготовления, отгрузки и монтажа. Не переименовывайте все даты в срок поставки ради компактности. Администратор проверяет реальный способ получения материалов; готовая таблица может быть передана вручную, если безопасное подключение пока не настроено.
Проверьте комплект с изменённым напряжением питания
Допустим, заказчик утвердил новую редакцию задания с другим требованием к питанию. В папке осталось предложение на прежнее исполнение. Агенту передают комплект с явными статусами и поручают показать ответы, относящиеся к действующей версии. Инженер проверяет выделенное несоответствие.
Если помощник всё же включает старое исполнение как подходящее, выясните, достаточны ли связи документов и понятны ли статусы. Не решайте проблему удалением всей истории: она нужна для объяснения изменений. Итог подготовки — возможность найти основание каждой строки и отличить актуальный ответ от материала, который требует нового запроса.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Соберите комплект по запросу с изменённым техническим параметром и обозначьте принадлежность каждого предложения к редакции задания.