Что наблюдать при закупке у производителей
Закупка удобна тем, что цикл повторяется: проверка остатков, подготовка заявки, отправка, получение подтверждения. Каждое звено можно отметить и посмотреть, сколько времени оно занимает и сколько раз приходится возвращаться назад.
Фиксируйте три вещи: сколько позиций закончилось раньше, чем пришла следующая поставка, сколько заявок пришлось исправлять после отправки и сколько времени закупщик тратит на подготовку недельного списка. Это не цифры для отчёта, а ориентиры для вас.
Если вы работаете с несколькими производителями, ведите замеры раздельно. У одного поставки приходят предсказуемо, у другого с перебоями, и общая картина скроет настоящие причины изменений.
Как сравнить до и после
Сравнение будет честным, если у вас есть записи за период до запуска. Если их нет, восстановите по документам хотя бы последние два месяца.
Выберите похожие по нагрузке периоды. Сезон скидок и межсезонье несопоставимы, и сравнивать их друг с другом значит обманывать себя.
Попросите закупщика своими словами описать, что изменилось. Его впечатление дополняет записи и показывает то, чего в таблицах нет.
Хорошо добавить и сравнение с контрольной группой: пусть один закупщик работает с агентом, а другой по-старому. Через месяц различия по скорости и правкам видны яснее любых рассуждений.
Где легко обмануть себя
Первая ловушка — приписать агенту то, что сделала сезонность. Вторая — радоваться скорости, не глядя на правки: заявка подготовлена за минуту, но закупщик час её исправляет. Третья — не учитывать скрытую нагрузку: кто-то ведь поддерживает справку агента и разбирает его вопросы.
Поэтому ведите в таблице и затраты времени на сопровождение. Сопровождение должно быть заметно меньше сэкономленного, иначе смысл теряется.
Четвёртая ловушка — не замечать, что часть пользы нельзя посчитать. Спокойствие закупщика, который не боится пропустить позицию, влияет на качество решений, хотя в таблицу не попадает. Не отбрасывайте такие наблюдения, записывайте их словами.
Итоговая проверка через месяц
Через месяц ответьте на несколько вопросов, и если на большинство ответ утвердительный, агент реально помогает.
Если из четырёх ответов утвердительны только один-два, не спешите закрывать пилот. Разберите, чего не хватает: данных, правил или обучения, и дайте агенту ещё месяц с исправленными условиями.
- Стало меньше пропущенных позиций в заявках.
- Закупщик быстрее готовит недельный список.
- Число ручных правок за неделю снизилось по сравнению с началом.
- Сотрудники сами просят поручить агенту новые задачи.
Как с этим работает Coagent
Coagent ставится на сервер вашей компании и подключается к 1С, Битрикс24 и почте. Агент готовит результат, а важное действие выполняется после подтверждения человека.
Заведите таблицу недельных замеров по закупке и начните вести её до запуска агента.