Что делать с учётом урожая и партий
Записи о сорте, участке, урожае и партии это основа вашей работы, и редактировать их должны единицы. Агенту разрешают читать эти таблицы и предлагать правки в виде отдельных записей, но не менять исходные значения без подтверждения главного винодела.
Журнал показывает, какие записи агент читал и какие правки предложил. Так всегда можно разобраться, откуда взялась цифра в отчёте.
Если хозяйство ведёт записи о проверках и лабораторных анализах, их тоже стоит выделить в отдельную папку с узким кругом доступа.
Как защитить сведения о винных клубах и дегустациях
Списки участников винного клуба и гостей дегустаций содержат личные данные: имена, телефоны, почту, предпочтения. Их хранят отдельно и открывают только менеджеру по клубу. Агент менеджера видит их, агент главного винодела или бухгалтера нет.
Рассылки по клубу агент готовит как черновик. Отправляет человек, который отвечает за согласие участников на получение писем.
Отдельно обсудите с командой, как часто можно писать в чаты: личные данные гостей не стоит пересылать в общие каналы.
Что делать при сомнениях
Сомневаетесь, нужно ли агенту открывать новый источник? Спросите себя, нужен ли этот источник сотруднику для работы. Если нет, не открывайте. Если да, откройте только чтение и посмотрите журнал через неделю.
Вопросы о безопасности удобно разобрать в формате коротких ответов, которые можно показать команде.
- Данные остаются на сервере компании и не передаются на сторону.
- Агент сотрудника видит только то, что доступно самому сотруднику.
- Отправка писем и изменение записей выполняются после подтверждения человека.
- При увольнении доступ сотрудника и его агента закрывают в тот же день.
- Журнал действий просматривает владелец или ответственный раз в неделю.
С чего начать настройку доступов
Распишите роли хозяйства: владелец, главный винодел, бухгалтер, менеджер по продажам, менеджер по клубу. Для каждой отметьте, какие таблицы и письма ей нужны. Всё остальное закройте.
Через месяц сверьте список с реальной работой: иногда выясняется, что кому-то нужно больше, а чаще, что можно закрыть часть доступа, который выдали на всякий случай.
Результатом должна стать одностраничная схема: роль, источники, действия агента, подтверждающий человек. Её удобно повесить рядом с рабочим местом.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Составьте таблицу ролей винодельни и отметьте для каждой, какими данными она пользуется ежедневно.