Подготовить номенклатуру до чтения чужой сметы
Для начала нужен справочник магазина с артикулами, единицами продажи и описаниями упаковки. Наименование смеси без назначения и объёма упаковки не даёт точного соответствия. Укажите, какие характеристики позволяют отличить похожие позиции, и где сотрудник проверяет актуальное наличие. Старый прайс не следует считать подтверждением склада.
Смета может содержать работы и материалы в одном документе. Ограничьте первую задачу извлечением товарных строк и сохранением исходного количества. Не поручайте модели определять расход по площади или конструктивное решение. Такие вычисления выполняют по проверенным основаниям, а выбор применения материала остаётся за профильным специалистом.
Превратить строки сметы в вопросы для согласования
Сотруднику нужен результат, который можно проверить рядом с источником. Сохраните исходный текст, предлагаемую позицию и причину неопределённости. При разборе заявки используйте такой порядок:
- Отделить товарные строки от работ, примечаний и итогов сметы.
- Сохранить исходное количество и единицу без молчаливого пересчёта.
- Сопоставить описание со справочником и отметить неоднозначные позиции.
- Подготовить прорабу вопросы, без ответа на которые нельзя оформить поставку.
Проверить на условной заявке отделочных материалов
Допустим, прораб прислал смету, где смесь указана в килограммах, а магазин продаёт её мешками. Агент выделяет товарную строку, находит возможный артикул и отмечает необходимость проверить фасовку. Сотрудник сверяет упаковку и рассчитывает количество проверенным способом. Прораб подтверждает выбранный материал и согласовывает результат до оформления.
Рядом в заявке может стоять грунт без уточнения поверхности. Агент не должен выбирать разновидность по соседней строке. Он готовит вопрос о назначении и сохраняет неизвестное. Когда прораб отвечает, сотрудник обновляет заявку и проверяет, что ответ относится именно к этой позиции, а не к другой части объекта.
Не переносить успех разбора на закупку и доставку
Подготовленная заявка ещё не подтверждает остаток, резерв, срок поставщика и возможность разгрузки. Для этих сведений нужны отдельные источники и согласования. Не добавляйте в первую пробу автоматическое оформление закупки, пока команда не умеет проверить соответствие строк и единиц. Значимые действия выполняют после подтверждения человеком.
Оцените старт по качеству передачи: сотрудник видит исходную строку, может объяснить выбор артикула и знает, что спросить у прораба. Если он заново разбирает весь документ, измените формат результата. Только после этого имеет смысл расширять задачу до подготовки запроса поставщику, не обещая модели самостоятельного решения технических вопросов.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Подготовьте товарный справочник и проверьте разбор сметы, в которой единицы клиента отличаются от единиц продажи.