Утро: ответы на вопросы сотрудников
Кадровик начинает день с потока одинаковых вопросов. Сколько осталось дней отпуска, где взять справку, как оформить отгул, когда выплата. Каждый ответ занимает минуту, но таких минут набирается десятки.
Агент отвечает на типовые вопросы по правилам компании и данным из 1С, а сложные или спорные случаи передаёт кадровику. Сотрудник быстрее получает ответ, а специалист освобождается для задач, где нужно решение.
Чтобы такие ответы были точными, подготовьте с кадровиком короткий свод правил: сроки заявлений, порядок выдачи справок, перечень документов. Агент опирается на свод и данные 1С, а не на догадки.
- остаток отпуска по данным учёта;
- порядок оформления справки или отгула;
- сроки подачи заявления на отпуск;
- перечень документов для приёма на работу.
Середина дня: приём и увольнение
При приёме нужно собрать личное дело, подготовить приказ, проверить комплект документов. Агент составляет чек-лист для конкретной должности, сверяет присланные сканы с перечнем и готовит черновики документов по шаблонам.
При увольнении он напоминает о передаче дел, возврате имущества и подготовке расчётных документов. Подписывает и утверждает всё кадровик и руководитель; агент ничего не оформляет сам.
Хорошо, когда кандидату сразу уходит понятное письмо со списком документов и сроками. Агент пишет такое письмо по шаблону, а кадровик проверяет перед отправкой и добавляет детали по конкретному человеку.
Конец дня: графики отпусков
График отпусков обычно собирают в таблице, где легко запутаться. Агент проверяет пересечения сотрудников одного отдела, предупреждает, если в какой-то период остаётся слишком мало людей, и готовит сводку для руководителей.
Согласование дат остаётся за людьми: агент лишь показывает конфликты и предлагает варианты.
Если сотрудник просит перенести отпуск, агент проверяет, не нарушит ли это работу отдела, и готовит заметку для руководителя. Дальше решают люди.
Что не стоит ускорять
Кадровые документы имеют юридическую силу, поэтому окончательную проверку приказов, трудовых договоров и данных в личных делах всегда делает специалист. Здесь ошибка стоит дороже сэкономленного времени.
Персональные данные сотрудников особенно чувствительны. Доступ агента к ним задаётся отдельно, и лишнее ему не открывают.
Учтите и человеческую сторону. Разговор об увольнении или конфликте не передают программе, как и решения о наказании.
Попробуйте начать с самого простого. Если в компании мало приёмов, но много вопросов про отпуска, отдайте агенту ответы, а оформление документов добавьте позже.
Как с этим работает Coagent
Платформа Coagent работает с почтой, Telegram, таблицами и 1С по правилам вашей компании. Рутину берёт агент, а подтверждение остаётся за человеком.
Соберите двадцать самых частых вопросов сотрудников к кадровикам, чтобы агент начал с ответов на них.