Что подготовить до подключения
Бумажная работа в кадрах съедает дни: заявления, приказы, графики отпусков, справки. Часть этих процессов давно живёт в 1С, часть в таблицах, часть вообще на бумаге.
Перед подключением сделайте карту: какие документы вы создаёте чаще всего, где лежат исходные данные и кто подписывает. Эта карта подскажет, какие системы подключать первыми, и убережёт от соблазна подключить всё сразу.
Заодно проверьте, нет ли у вас документов, которые существуют только на бумаге. Их придётся сначала отсканировать или завести в таблицу, иначе агенту нечего читать.
Порядок подключения
Подключайте по одной системе и после каждой проверяйте результат на реальных документах.
После каждого подключения проверьте на трёх-четырёх обычных документах, что агент находит нужного сотрудника и не путает однофамильцев. Это самая частая причина первых ошибок.
Если какая-то система не отдаёт данные через стандартное подключение, начните с выгрузки в таблицу. Это менее оперативно, но безопаснее для первых проверок.
- 1С с кадровыми данными, сначала только на чтение.
- Почта кадровой службы для входящих заявлений и справок.
- Таблицы с графиками отпусков и учётом сроков договоров.
- Хранилище скан-копий и шаблонов документов.
Пример: оформление отпуска
Сотрудник присылает заявление на отпуск по почте. Агент читает письмо, находит сотрудника в 1С, сверяет остаток дней и график отпусков в таблице и готовит черновик приказа по шаблону компании.
Кадровик видит черновик вместе с заметкой агента, например, что отпуск пересекается с отпуском коллеги из того же отдела. Он решает, согласовывать ли, и только после подтверждения запись попадает в учёт. Сам агент приказ не подписывает и в учёт без разрешения ничего не вносит.
Такой же порядок работает для справок и командировок: агент читает данные, собирает черновик и сообщает о проблемах, а кадровик утверждает документ.
Для сотрудника процесс выглядит просто: он подал заявление, а кадровик получил подготовленный документ и заметку о возможных проблемах. Времени на поиск данных уходит заметно меньше.
Права и границы
Кадровые данные чувствительны, поэтому права разделяются. Чтение документов в 1С, запись в таблицу графика и отправка писем — разные разрешения, и выдавать их нужно по отдельности.
Не давайте агенту доступ к сведениям, не нужным для задачи, например к медицинским справкам, если он занимается только отпусками. Все подтверждения по приёму, увольнению и изменению условий труда остаются за человеком, а на сервере вашей компании видно, кто и что запрашивал.
Раз в квартал просматривайте список прав и убирайте то, чем агент не пользуется. Лишние доступы со временем превращаются в риск.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Составьте карту трёх самых частых кадровых документов и отметьте, где лежат данные для каждого.