Что наблюдать в тендерной работе
Жёсткие сроки — главная особенность тендеров. Просмотр лент закупок, чтение извещений, проверка требований и подготовка заявки укладываются в считанные дни, и каждый пропущенный день сокращает шанс участвовать.
Поэтому смотрите на конкретные вещи: сколько подходящих закупок специалист находил раньше и сколько находит теперь, сколько времени уходит на первичный разбор извещения, как часто приходится возвращаться к отброшенным закупкам из-за ошибки отбора.
- время от появления закупки до решения, участвуем или нет;
- число подходящих закупок, замеченных вовремя;
- количество закупок, ошибочно отброшенных или принятых;
- время на проверку подборки, которую подготовил агент.
Как сравнить поиск до и после
Возьмите два одинаковых периода, например по две недели, и ведите простую таблицу: дата появления закупки, когда её заметили, принято ли решение. Не стремитесь к точности до минуты, важна общая картина.
Агент в этом шаге работает так: по вашим критериям он просматривает ленты и почтовые рассылки, отбирает подходящие закупки и кратко пересказывает требования, срок подачи и обеспечение заявки. Специалист читает пересказ и сверяет его с самим извещением, прежде чем принять решение.
Время на сверку входит в общий результат, иначе картина получится слишком оптимистичной.
Где легко обмануть себя
Ловушка первая — считать пользой количество найденных закупок. Много найденного не значит много подходящего: если агент присылает всё подряд, специалист снова тонет в потоке.
Ловушка вторая — не учитывать сезонность. В одни месяцы закупок много, в другие мало, и сравнение несопоставимых периодов ничего не доказывает.
Ловушка третья — упрощать проверку требований. Пересказ агента помогает быстро понять суть, но условия, обеспечение и перечень документов нужно читать по первоисточнику.
Итоговая проверка по тендерам
Через месяц спросите себя, стали ли вы замечать закупки раньше, реже ли жалеете об упущенных, а главное, остаётся ли время на подготовку сильной заявки.
Если подборка агента всё ещё требует тщательной фильтрации, уточните критерии: отрасль, регион, сумму, требования к участникам. Чем яснее критерии, тем точнее отбор, а решение об участии и подпись заявки всегда за человеком.
- Время на разбор потока закупок заметно уменьшилось.
- Нужные закупки перестали проходить мимо.
- Пересказы агента совпадают с извещениями.
- Решения об участии принимает специалист лично.
Как с этим работает Coagent
В Coagent у каждого сотрудника есть свой агент с ролью и правилами. Платформа работает на вашем сервере, а решения принимают люди.
Заведите таблицу, куда две недели будете вносить даты появления закупок и момент принятия решения.